Moderationswerkzeug „Parkplatz“

Du bist Moderator*in von einem Meeting, bei dem angesprochene Ideen vom eigentlichen Kernthema ablenken? Oder du präsentierst als Teilnehmer*in deine Gedanken zu einem Thema, es kommt eine Zwischenfrage und sie ist komplett „off topic“? Wie wäre es mit einem „Parkplatz“? Passt in jede bereits existierende Meetingstruktur und dauert nicht länger als 15 Minuten.

Das steckt hinter der Idee:

• Alle Teilnehmer haben zu jeder beliebigen Zeit die Chance, Fragen und Ideen aufzuschreiben.
• Damit wird im Kopf der Freiraum geschaffen, sich weiterhin auf das Fokusthema des Meetings zu konzentrieren.
• Für die Notizen wird ein fester Zeitpunkt im Meeting eingeplant, um diese zu besprechen, zu priorisieren und ggf. weitere Schritte zu definieren. (Action Points)
• Es ist ein zusätzliches Moderationswerkzeug, das hilft, sobald Diskussionen abdriften.

Welche Ziele werden mit diesem Werkzeug erreicht?

Fokus. Aktive Teilnehmer bleiben gedanklich beim eigentlichen Thema des Meetings. Zeitgleich wird den Teilnehmern die Sicherheit gegeben, eigene Themen oder Ideen zu einem späteren Zeitpunkt, unter vollem Fokus aller anderen Teilnehmer, wieder aufzugreifen. Das Grundrauschen weiterer, ggf. neuer Ideen und Themen wird elegant begrenzt.

Keiner kommt zu kurz. Jeder Teilnehmer hat die Chance, seine Gedanken zu kommunizieren. Das entscheidende ist nur der richtige Zeitpunkt.

Team-Dynamik. Aufeinander aufbauende, themenrelevante Gedankenkonstrukte können ausgiebig geformt werden, während diese weder abgelenkt oder gar unterbrochen werden. Für effektive Meetings ist eine entsprechende Dynamik wesentlich.

Effizienz. Auch Themen oder Ideen, die nicht im konkreten Bezug zum ursprünglichen Meetingthema stehen, finden einen Raum für Kommunikation und Feedback. Im Idealfall erhält der Ideengeber sogar die Möglichkeit einer schnellen Evaluierung über die Relevanz gegenüber dem Team – oder dem Unternehmen.

Eigene Erfahrung

Es stand mal wieder ein Review Meeting an. Aus den vergangenen Meetings bin ich eher mit einem mulmigen Gefühl heraus gegangen. Meiner Ansicht nach hatte ich als Moderator gefühlt nicht die volle Kontrolle über das Meeting. Es war an der Zeit das zu ändern.

Implementierung der Idee „Parkplatz“, um eine gewisse etablierte Unruhe zu kontrollieren.

In vergangenen Meetings hatte ich nicht das Gefühl, alle Teilnehmer würden mit voller Konzentration beim Kernthema sein. Stattdessen waren die Teilnehmer eher abgelenkt und ihre Beiträge während des Meetings waren öfter themenfremd. Diese neu aufkommenden Gedanken (die wichtig sind) wollte ich nicht „verlieren“, sondern ihnen vielmehr einen eigenen Raum geben. Als Moderatorin habe ich im Rahmen eines Experiments alle Teilnehmer gebeten, die themenfremden Ideen einfach auf ein Post-it zu schreiben und jederzeit im Meeting ans Whiteboard zu kleben. Das erlaubte uns, uns auf das eigentliche Thema des Meetings zu konzentrieren und zielgesteuert darüber zu sprechen.
Später würden wir einen zeitlich begrenzten Raum haben, um die neuen Ideen gemeinsam zu besprechen. Die Erfahrung zeigte, dass in der Regel 10-15 Minuten dafür ausreichen. Bestandteil war eine kurze Vorstellung des Themas, sowie die entsprechende Priorisierung (eine Methode kann das Dot-Voting sein) und Definition für die nächsten Schritte (Action Points). Kommt dir bekannt vor? Richtig, ein Bestandteil der Retrospektive, der auch hier wirklich gut funktioniert.

Aber Vorsicht, diese Methode birgt auch einige Stolpersteine.

• Jeder Person ist freigestellt, zu welchem Zeitpunkt im Meeting die Post-its am Whiteboard angebracht werden. In unserem Fall hat es gut geklappt, dass die Kolleg*innen inmitten des Meetings aufgestanden sind, um ein Post-it anzuhängen. Sorgen diese Bewegungen allerdings eher für Unannehmlichkeiten, empfiehlt sich das Ankleben von Post-its auf einen vorher definierten Zeitpunkt zu beschränken, z. B. kurz vor dem reservierten Zeitblock.
• Ist ein Post-it doch nicht mehr relevant und kann vom Inhaber wieder abgenommen werden? Ja klar!
• Stellt ein Teilnehmer eine Idee als themenbezogen vor und es wird von anderen Teilnehmern einstimmig auf den Parkplatz gepackt, kann das einschüchternd auf den Teilnehmer wirken. Viele lernen in ihrem Berufsleben, dass Themen, die „an die Seite“ gepackt werden, in der Realität keine oder kaum eine weitere Aufmerksamkeit erhalten. Hier kann nur mit Taten überzeugt werden. Mach‘ es einfach anders und halte dein Wort. Für den Parkplatz ist ein Zeitblock reserviert und erst wenn sich die Teilnehmer mit der Priorisierung und Abarbeitung einig sind, kann das Meeting erfolgreich beendet werden. Dazu gehört auch eine klare personengebundene Zuordnung der Aufgabe und Vergabe eines festen Follow-Up Termins oder, wenn passend, direkt einer Deadline. Vielleicht bietet sich das Follow-Up Meeting schon direkt als geeignete Plattform an, die Themen noch einmal aufzugreifen und weitere Themen aus dem vorherigen Meeting zu betrachten.
• Können sich die Teilnehmer bei der Priorisierung nicht einigen? Hier hilft ggf. eine Definition einer maximalen Anzahl von Post-its, die in einem definierten Zeitrahmen bearbeitet werden können. Zum Beispiel 4 Themen in der nächsten Woche von 4 Teilnehmern. Alle anderen Themen können danach neu evaluiert sowie priorisiert werden.

Wie gestalte ich den Parkplatz also so effektiv wie möglich?

• Inkludiere ihn als festen Bestandteil in deinem Meeting. Neue Ideen, Kommentare oder Fragen gehen nicht verloren, sondern es kann ein gemeinsamer Austausch stattfinden, sobald die Zeit reif ist.
• Beantworte die drei W’s – Wer/Was/Wann: Jedes Post-it bekommt eine Deadline und wird einer Person zugeordnet.
• Definiere ein Follow-Up-Parkplatz-Meeting in naher Zukunft. Greife die noch nicht bearbeiteten Post-its auf und evaluiere diese mit dem gleichen Fokus wie die bereits bearbeiteten. Bestenfalls werden gleich die Erkenntnisse der Themen aus dem vorangegangenen Meeting mit dem Team geteilt und analysiert.