Knowledge und Task Management in Notion

Einführung in Knowledge und Task Management

Als IT Consultant gibt es immer etwas zu lernen und neue Technologien zu erforschen. Am Puls der Zeit zu bleiben bedeutet für uns, Kunden einen Mehrwert bieten zu können. Während wir uns auf das Meistern neuer Fähigkeiten konzentrieren, kann es jedoch passieren, dass wir bereits Erlerntes vergessen. Weiterhin kann die Zahl der Aufgaben in einem wachsendem Projekt zunehmen, was es erschwert, den Überblick zu behalten, insbesondere, wenn nicht alle Tasks auf einem Jira Board festgehalten werden. In diesem Blogbeitrag werden wir uns mit der Bedeutung eines effektiven Wissens- und Aufgabenmanagements auseinandersetzen, das es uns ermöglicht, langfristig Informationen zu persistieren, zugänglich zu halten und mit unseren Projekten zu verknüpfen. Unseren Vorschlag für ein Wissens- und Aufgabenmanagement haben wir in Notion umgesetzt und stellen diesen als Notion Template zur Verfügung. Zudem zeigen wir Möglichkeiten auf, mit dem Notion Workspace per Notion API und Apple-Kurzbefehlen zu interagieren und über Widgets darzustellen. Jeder Person steht es frei, für sich selber die beste Methode finden. Das hier gezeigte Vorgehen stellt eine – natürlich meinungsbehaftete – Möglichkeit dar, Knowledge und Task Management zu gestalten.

Einführung in PARA

Im Zeitalter der Digitalisierung und Informationsflut ist es schwieriger denn je, den Überblick über Wissen und Aufgaben zu behalten. Tiago Forte, ein bekannter Produktivitätsexperte, hat eine Methode entwickelt, die dabei helfen kann, die Informationsflut zu beherrschen: die PARA-Methode.

PARA ist ein Akronym für Projects, Areas, Resources und Archive. Diese vier Kategorien bilden das Gerüst der Methode (siehe Abbildung 1). Die Idee dahinter ist, Informationen in diese Kategorien zu unterteilen, um sie effektiver zu organisieren und schneller wiederzufinden. Informationen können Code-Snippets, Videos, Dokumenten, Ideen, Notizen, Mindmaps und vieles mehr sein.

Projects sind zeitlich begrenzte und zielgerichtete Aufgaben. Es kann sich hierbei um alles handeln, vom Absolvieren eines Sprachkurses bis zum Fertigstellen einer Applikation, z. B. „Website für Zahnarzt Müller“. Im Rahmen der PARA-Methode werden alle Informationen, die im Zusammenhang mit einem Projekt stehen, mit dieser Kategorie verknüpft.

Areas sind langfristig relevante Bereiche unserer Arbeit oder unseres Lebens. Hierbei kann es sich um alles handeln, was uns langfristig beschäftigt und wichtig ist. Beispiele hierfür wären Software Development und Data Science. Die Informationen, die in Zusammenhang mit diesen Bereichen stehen, werden in die entsprechende Kategorie eingeordnet – und meist noch feingliedriger Resources zugeteilt.

Resources sind Bereiche, in die wir uns gerade einlernen, und meist klarer umrissen als Areas. Hier können Subthemen von Areas, aber auch losgelöste Bereiche eingeordnet werden. Resources können beispielsweise alle Notizen zu React, Python oder Cloud behausen.

Das Archiv schließlich enthält all jene Elemente aus den anderen drei Kategorien, die gerade nicht mehr relevant sind, also zum Beispiel eine Area, die im Studium wichtig war, die es nun aber nicht mehr ist. Die Informationen sind jedoch nicht gelöscht, sondern können jederzeit reaktiviert werden, falls sie wieder eine Rolle spielen sollten.

Abbildung 1: PARA-Kategorien mit Beispielen. Projects, Areas, Resources, Archive bilden die vier Kategorien, denen sich nach der PARA-Methode Wissen zuordnen lässt.

In all diesen Kategorien können Informationen gespeichert werden. Dabei leben die Informationen jedoch nicht isoliert voneinander. Projects sind meist einer Area zugeordnet und enthalten Notizen, die zu einer Resource gehören. Die Integration von Tasks in PARA wird weiter unten beschrieben.

Ein Project „Website für Zahnarzt Müller“ kann zur Area Software Entwicklung gehören und mit Informationen der Resources React, Python und Cloud verlinkt sein. So wird transparent, welche Notiz auf welche Resource in welcher Area einzahlt und in welchem Project diese Notiz benötigt wird.

Darüber hinaus motiviert das System dazu, immer wieder zu hinterfragen, was gerade die großen Themen (Areas) für uns sind und ob Recherchen tatsächlich gerade einen unmittelbaren Nutzen für eine Resource oder ein Projekt haben. So können wir uns auf die wichtigen Aufgaben und Projekte konzentrieren und vermeiden, Zeit und Energie in Bereiche zu investieren, die gerade nicht relevant sind.

Insgesamt kann die PARA-Methode dabei helfen, Informationen effizienter zu organisieren und schneller wiederzufinden. Durch die klare Strukturierung und die Verknüpfung der Kategorien ist es einfacher, Zusammenhänge zu erkennen und Wissen gezielter zu nutzen. Außerdem fallen so Kontextwechsel leichter, weil alle Informationen zu Projekten gebündelt sind.

Knowledge Management mit Notion

Mit dem Wissen um die Basics von PARA sind wir startklar, unser eigenes Knowledge Management aufzusetzen. Areas und Resources könnten per Ordnerstruktur angelegt und Projekte, Tasks und Notizen darin abgelegt werden, oder als einzelne Abschnitte in einem Bulletjournal. Aber wie sollen Projects gehandhabt werden, die auf mehr als eine Area einzahlen? Gehören Notizen zu Cloud eher zu Data Science oder Data Story Telling, wenn beide als unabhängige Areas definiert sind? Oder doch zu beidem? Für die Verknüpfung von Projects, Areas, Resources, Notizen und Tasks eignet sich ein dezidiertes Wissensmanagement-Tool wie Notion besser als eine rigide Ordnerstruktur.

Notion ist eine umfassendes Notiz-Tool, das für Produktivitäts- und Wissensmanagement genutzt werden kann. Im einfachsten Anwendungsfall lässt es sich als Textverarbeitungssoftware verwenden. Informationen und Aufgaben lassen sich im Markdown-Format runterschreiben und als einfaches Dokument rendern, das mit Überschriften, eingebetteten Links, Videos, Callout-Blöcken, Tabellen und vielem mehr erweitert werden kann.

Für ein PARA-orientiertes Knowledge und Task Management mit Notion müssten Einträge jedoch kategorisierbar sein, mit Metadaten versehen werden können, wie z. B. Area- oder Resource-Zugehörigkeit, um mit anderen Dokumenten verknüpft werden zu können. Hierbei kommt die Möglichkeit, relationale Datenbanken in Notion zu erstellen, zum Tragen. Für die PARA-Kategorien Projects, Areas, Resources sowie Notes und Tasks werden jeweils Datenbanken angelegt, die wie in Abbildung 2 miteinander verknüpft werden. Das Archiv ist keine eigene Datenbank, sondern eine gefilterte Ansicht der anderen Datenbanken: Inaktive Kategorien werden hier angezeigt.

Abbildung 2: Verknüpfungen zwischen Projects, Areas, Resources, Notes, Tasks und dem Archive.

Für Projects, Areas, Resources und Notizen wird je eine Datenbank angelegt und per Relation Property mit den anderen Datenbanken verknüpft. Weitere Metadaten können nun hinzugefügt werden: So kann beispielsweise die Datenbank „Projects“ um die Eigenschaften „Startdatum“ und eine „Archived“-Checkbox erweitert werden. Um die Daten übersichtlich darzustellen, können wir verschiedene Views verwenden. Im angehängten Template haben wir uns für eine Planungsübersicht („Areas, Resources & Projects“) und eine Projektübersicht („Project Hub“, das Archiv (Archive) entschieden.

Die Planungsübersicht und die Projektübersicht sehen wie folgt aus:

Abbildung 3: Planungsübersicht für Areas, Resources und Projects.

Abbildung 4: Dezidierte Projektübersicht mit Views nach Projektstatus und Area.

Beide Übersichten sorgen dafür, dass neue Informationen zu einer beliebigen Kategorie schnell und einfach eingepflegt werden können.

Das Archiv umfasst alle Areas, Resources, Projects und Notizen, die nicht mehr relevant sind, bei denen die „Archived“-Checkbox also aktiviert wurde. Somit können archivierte Informationen aus allen anderen Darstellungen ausgeblendet werden und lenken nicht ab.

Nun steht das Grundgerüst unseres Knowledge-Management-Systems. Wie legen wir neue Informationen darin ab? Zunächst einmal sollte eine Area erstellt werden. Eine Area ist die Basis für darauf aufbauende Resources und auch Projects. Beispielhaft könnte man etwa die Area „Software Entwicklung“ anlegen. Von hier an ist es möglich, die Area mit zugehörigen Informationen zu befüllen. Dies kann direkt als Text am Objekt oder z. B. als Notiz erfolgen. Möchte man etwa eine Beschreibung der Area hinzufügen, kann man das an dieser Stelle machen. Ansonsten kann von hier aus auch das erste Project angelegt werden: „Website für Zahnarzt Müller“. Zu diesem Project liegen unterschiedliche Informationen vor. Dazu gehören etwa das Start- und Enddatum und eine Liste von funktionalen Anforderungen. Das Start- und das Enddatum können beide als Property bei dem zugehörigen Project hinterlegt werden. Diese Property kann für zusätzliche Verarbeitungen, wie etwa eine zeitlich Fortschrittsanzeige, verwendet werden. Die Liste der funktionalen Anforderungen kann beispielsweise als Notiz für das Project angelegt werden. Eine beispielhafte Darstellung ist in folgendem Screenshot zu sehen.

Abbildung 5: Funktionale Anforderungen (z. B. Area-Zugehörigkeit) und Metadaten (z. B. Projektstatus) eines Projekts werden als Property angelegt

Für das so angelegte Project wäre es sehr hilfreich, alle relevanten Informationen auf einen Blick zu haben. Dafür kann beispielsweise die Resource Reactangelegt werden, mit dem Project „Website für Zahnarzt Müller“ verknüpft und so direkt vom Project aus zugänglich gemacht werden. Innerhalb dieser Resource können Informationen in Form von Notizen verwaltet werden. Jede Notiz kann hierbei eine eigene Seite bekommen.

Mit diesem Schritt ist ein rudimentäres Knowledge Management in Notion abgeschlossen.

Task Management mit Notion

Der PARA-Ansatz lässt sich um zusätzliche Komponenten erweitern. Eine dieser Möglichkeiten ist das Task Management mit Notion. Da es sich bei Task Management um ein sehr umfangreiches Thema handelt, das durch David Allen in seinem Buch Getting Things Done intensiv behandelt wird, wird nachfolgend nur der Bezug mit Notion und die dazugehörige Integration genauer betrachtet.

Wie erwähnt, beschreiben Projekte endliche Vorgehen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt fertiggestellt werden sollen. Diese Idee kann durch Tasks noch feingranularer strukturiert werden. So kann beispielsweise für das Project „Website für Zahnarzt Müller“ die Task „Umsetzung einer Home Component“ erstellt werden.

Um die erstellten Tasks zu visualisieren oder zeitlich einzuordnen, kann in Notion ein Planungssystem für Tasks verbaut werden. Dies ist mit einem einfach gehaltenen Kanban Board, einer Kalender-Ansicht und einer Do-Next-Ansicht möglich. Das Kanban Board enthält die Tasks, die heute oder aus vergangenen Tagen noch nicht abgeschlossen sind und aktuell abgearbeitet werden. Die Kalender-Ansicht dient der Planung von Tasks. So kann jeder Task ein Bearbeitungsdatum zugewiesen werden. Alle Tasks, die kein festes Datum haben, können der Do-Next-Liste zugewiesen werden und sind demnach irgendwann in Zukunft mal anzugehen.

Für die Realisierung kann man auch hier mit Properties und gefilterten Views arbeiten. Heißt:

• Eine Task hat ein Fälligkeitsdatum als Property
• Eine Task hat eine Smarte Liste als Property, welche dann etwa „Do Next“ enthält
• Die Kalender-Ansicht ist ein gefilterter View auf alle Tasks und schließt dabei die Tasks aus, die archiviert, fertiggestellt oder auf der Do-Next-Liste sind
• Die Do-Next-Liste enthält alle Tasks, die nicht archiviert, nicht abgeschlossen und auch speziell der Liste „Do.Next“ zugewiesen sind

Zusätzlich gibt es noch die Möglichkeit, Erinnerungen zu einem Fälligkeitsdatum zu aktivieren. So erinnert uns die Notion-App z. B., wenn ein bestimmter Task ansteht.

Erweiterung von Notion

Im Folgenden wollen wir Möglichkeiten vorstellen, PARA-orientiertes Knowledge und Task Management mit Methoden und Tools umzusetzen, die in Notion verbaut sind, aber nicht standardmäßig in jedem Notion-Blogpost zu finden sind.

Dashboard

Um möglichst schnell einen Überblick über die aktuelle Planung zu haben, ist es sinnvoll, eine Dashboard-Ansicht anzulegen. Diese kann etwa als Default-Ansicht verwendet werden, um von hier aus zu anderen Seiten zu navigieren. Der Aufbau des Dashboards kann natürlich nach eigenen Wünschen realisiert werden. Mit unserer Dashboard-Ansicht („My Day“) haben wir alle für uns relevanten Projects und Tasks auf einen Blick. Per Inboxes können wir bequem neue Notes und Tasks erstellen. Inboxes sind absichtlich minimalistische Bereiche, die ausschließlich dazu dienen, Notizen und Tasks schnell zu erfassen, ohne diese zuerst einer Area, Resource oder einem Project zuordnen zu müssen. Erfasste Tasks und Notizen können im Nachgang mit den entsprechenden Meta-Informationen versehen werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass wir Infos aufschreiben können, ohne erst die passende Area oder Resource zu suchen. Zudem gibt es eine Ansicht auf aktuelle Tasks, die noch nicht erledigt sind, aber spätestens am aktuellen Tag erledigt werden sollten. Diese Ansicht kann optimal zur Tagesplanung genutzt werden, da so direkt bewertbar ist, ob die Planung für den aktuellen Tag realistisch ist. Hat der Nutzer eine Task in Bearbeitung oder sogar fertiggestellt, kann der Status der Tasks einfach via Drag and Drop angepasst werden. Zu guter Letzt haben wir hier auch eine Übersicht über aktuelle laufende Projekte („doing“ und „ongoing“). Diese dient dem schnellen Öffnen und Bearbeiten aktuell relevanter Projekte.

Abbildung 6: “My Day” Dashboard.

Nutzung der API

Der Einsatz von Notion gestaltet sich durch den großen Funktionsumfang unter Einsatz von Methoden wie etwa PARA bereits sehr angenehm. Ein Großteil der organisatorischen Tasks lässt sich effizient lösen und eine umfangreiche Wissensdatenbank kann schnell umgesetzt werden. Dennoch ist die User Experience an manchen Stellen nicht optimal und kann noch ausgearbeitet werden. Betrachtet man etwa die Smartphone-App, so erkennt man schnell, dass die Bearbeitung auf den deutlich kleineren Bildschirm nicht optimiert ist. Hinzu kommt, dass es viel Zeit in Anspruch nehmen kann, bis man die korrekte Ansicht oder Tabelle auf einem mobilen Endgerät geöffnet hat. Für genau solche Fälle kann man selber anfangen zu tüfteln und so eigene Anwendungen bauen, die einem das UI und die UX versprechen und die man erwartet. Notion bietet eine umfangreiche API, mit der eine Vielzahl von Funktionen umgesetzt werden kann. Da die Details der API in der Doku nachgelesen werden können, soll an dieser Stelle lediglich ein kleiner Use Case erläutert werden.

Dies bringt uns zurück zu unserem PARA-Notion-Template. Wie oben bereits erwähnt, gibt es unabhängige Tasks und Notizen, die bei fehlender Relation vorerst in einer Inbox landen. Diese bleiben dort so lange, bis sie einem Projekt oder einem anderen Element zugeordnet werden. Dies ist optimal dafür geeignet, einen schnellen Gedanken festzuhalten. Im Alltag fällt uns beispielsweise unterwegs ein, dass am nächsten Tag eine E-Mail verschickt werden muss. Um dies festzuhalten, muss erst die Notion-App geöffnet werden und dann beim korrekten Project der Eintrag erstellt werden. Viel einfacher wäre es, wenn es auf dem Smartphone ein Widget gäbe, das den Titel für einen Task entgegennimmt und dieses an der richtigen Stelle ablegt. Genau dafür ist die Notion-API einsetzbar. Hierbei handelt es sich um das einfache Anlegen eines Datenbankeintrags. Um mit der API zu kommunizieren, wird zunächst die API-Anbindung aktiviert. Dafür wird bei Notion eine Integration erstellt, die einen API Key bereitstellt. Die Integration kann unter folgendem Link angelegt werden. Mit dem dargestellten API Key können Aufrufe erstellt und abgeschickt werden. Damit die Aufrufe auf der gewünschten Datenbank ausgeführt werden können, muss zunächst der Integration der Zugriff gewährt werden. Dafür muss auf der Seite der Datenbank lediglich oben der Button mit den drei Punkten angeklickt und die Integration unter „Add connections“ ausgewählt werden. Als letzten Schritt muss noch die ID der Datenbank ausgelesen werden. Dies wird am einfachsten realisiert, indem man die URL der Datenbank einfach teilt. Die URL sollte in etwa so aussehen: https://www.notion.so/123456789123456789?v=0da46e57265342cb995160e35d559dda&pvs=4

Die DatenbankID ist dabei der unterstrichene Part. Mit diesen Informationen kann nun der Befehl erstellt werden.

Der Befehl zur Erstellung eines Eintrags in der Tabelle für Tasks („Task“) mit der Datenbank ID "123456789123456789" und dem API Key "secret_ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ" ist beispielsweise ein einfacher HTTP POST. Dieser kann als cURL-Befehl etwa so aussehen:

1curl --location 'https://api.notion.com/v1/pages' \
2--header 'Notion-Version: 2022-06-28' \
3--header 'Content-Type: application/json' \
4--header 'Authorization: Bearer secret_ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ' \
5--data '{
6    "parent": { "database_id": "123456789123456789" },
7    "properties": {
8        "Name": {
9            "type": "title",
10            "title": [{ "type": "text", "text": { "content": "task" } }]
11        }
12    }
13}'

Dieser Befehl kann wiederum in eine andere Anwendungen integriert werden. Für den Use Case, dass man mithilfe eine Smartphones (iPhone) schnell eine Task für die Inbox erstellen kann, wurde ein Skript in Apples Shortcuts realisiert. Der Shortcut kann hier heruntergeladen und integriert werden. Wichtig ist, dass die relevanten Informationen auf die korrekte Datenbank und Integration angepasst werden.

Um das Ganze noch einen Schritt weiter zu treiben, haben wir ein weiteres Widget mit Scriptable erstellt. Scriptable ist ein Tool für komplexere Automationen und Widget-Darstellungen auf dem iPhone und unterstützt dabei die Nutzung von JavaScript ES6. Das von uns erstellte Skript greift auch hier erneut auf die Datenbank zu und fragt alle Tasks ab, die heute zu erledigen sind. Das iOS-Widget zeigt dann diese Tasks an. Das Projekt dazu ist unter folgendem Link abgelegt.

Tooling

Im Folgenden wollen wir noch drei Erweiterungen nennen, die wir in unserem Projektalltag als sehr hilfreich empfinden:

• Mermaid: Häufig ist es einfacher, erworbenes Wissen visuell darzustellen, statt mit Worten zu erhalten. Schematische Abbildungen lassen sich per Mermaid Integration als Notion-Code-Block programmieren.
• Web Clipping: Inhalte aus dem Internet zu erfassen und direkt als eine Notiz in eine Resource zu importieren wird durch Web Clipping in Notion ermöglicht. Dazu kann entweder das offizielle Notion-Web-Clipper-Plugin oder das von uns bevorzugte Community-Plugin Save-to-Notion verwendet werden. Mit dem Web-Clipper können wir Webseiten, Artikel, Bilder und andere Inhalte ausschneiden, organisieren und mit Anmerkungen versehen, um sie in ihrem Notion-Workspace zu speichern und später darauf zuzugreifen. Je nach Konfiguration können Web Clips als erster Wurf in der Inbox landen und von dort aus mit Metadaten versehen werden.
• Anki: Für das regelmäßige Wiederholen des gespeicherten Wissens eignen sich Karteikarten. Diese können in Anki digital gehalten und wiederholt werden. Das Erstellen der Karteikarten können wir mit Notion streamlinen: Karteikarten können in Notion als Toggle List erstellt werden, wobei eine Frage als Head und die Antwort als Body definiert und diese dann als Batch zu Anki-Karteikarten konvertiert werden. Leider gibt es (noch) keine unmittelbare Integration von Anki in Notion.