Sprintziele: Fokus schärfen und Teamerfolg steigern

⁠In der Welt der agilen Softwareentwicklung hat sich Scrum als fester Bestandteil vieler Entwicklungsprozesse etabliert. Doch während Scrum-Teams stolz ihre Agilität proklamieren, wird ein zentrales Konzept oft übersehen: das Sprintziel. 

Stellen Dir vor, du bist der Product Owner eines agilen Entwicklungsteams und hast die Verantwortung, sicherzustellen, dass jedes Sprintziel klar definiert ist und dem Gesamterfolg des Projekts dient. Doch bei der Planung des nächsten Sprints stellt sich heraus, dass es Uneinigkeit darüber gibt, welches Ziel verfolgt werden soll. Die Diskussionen sind hitzig, die Zeit drängt, und die Unsicherheit wächst. Wie kannst du sicherstellen, dass das Team den Fokus behält und das Sprintziel erreicht werden kann?

 Die 2020er-Überarbeitung des Scrum Guides betont dessen Bedeutung für den Erfolg des Sprints. Trotz seiner wiederholten Erwähnung im Scrum Guide wird es jedoch in der Praxis oft vernachlässigt, wie ein unbeachteter Kommentar im Quellcode. Doch wie kann es sein, dass etwas, das als Leitstern des Sprints betrachtet wird, so wenig Aufmerksamkeit erhält? Brauchen Scrum-Teams wirklich Sprintziele? Dieser Artikel untersucht die Bedeutung von Sprintzielen, gibt Ideen für deren Formulierung und zeigt, wie sie den Erfolg von Scrum-Teams steigern können. Nicht immer ist alles so umsetzbar, wie es im Folgenden beschrieben wird, darf aber als Inspiration gesehen werden. Da eine Einzelbetrachtung die Komplexität deutlich erhöhen würde, beziehe ich mich im Folgenden auf ein klares “Scrum by the book”, um die Thematik nachlesbar und möglichst uninterpretiert erörtern zu können. 

Faktencheck

Auch in vielen erfahrenen Scrum-Teams herrscht oft Unklarheit über das Sprintziel. Ein Blick in den Scrum Guide 2020 hilft, diese Interpretationsspielräume einzuschränken. Dort wird das Sprintziel als einzige Zielsetzung für den Sprint definiert. 

Es dient als Leitstern für das Entwicklungsteam, definiert den Zweck und den erwarteten Nutzen des Sprints. Das Sprintziel wird während des Sprint Planning Events festgelegt und bleibt während des gesamten Sprints relevant, bietet aber dennoch genug Raum für Anpassungen auf unvorhergesehene Ereignisse innerhalb eines Sprints. Es soll dem Team helfen, Fokus zu halten, Prioritäten zu setzen und gemeinsam auf ein Ziel hinzuarbeiten. Ist dieses obsolet, so ist dies der einzige Grund, um einen Sprint abzubrechen. Es zählt zudem zu den drei grundlegenden Commitments in Scrum und symbolisiert das Commitment zum Scrum-Artefakt ‘Sprint Backlog’. 

Die Sache mit dem Commitment

Der Sprint neigt sich dem Ende zu und das Scrum-Team befindet sich in der Situation, dass es die Storys, auf die es sich "committed" hat, nicht abschließen kann.

Nach der Überarbeitung des Scrum Guide im Jahr 2020 hat sich die Haltung dazu grundlegend geändert: Das Commitment bezieht sich nicht länger auf die einzelnen Sprint Backlog Items, sondern auf das Sprintziel als Ganzes.

Das Sprintbacklog fungiert nun als Prognose, um das Sprintziel zu erreichen, und leitet sich von diesem ab - nicht umgekehrt. Das bedeutet nicht, dass Sprintbacklog-Items irrelevant geworden sind. Im Gegenteil. Sie sind ein wesentliches Instrument zur Planung und Umsetzung eines Sprintziels.
Wird eine einzelne Story nicht umgesetzt, aber das Ziel erreicht, so ist die Prognose zwar nicht aufgegangen, aber die feste Zusage wurde eingehalten. Dies ermöglicht es dem Team, flexibler zu sein und den Fokus auf das Gesamtziel des Sprints zu richten, was letztendlich zu einer effektiveren Arbeitsweise führt. Im Sprint Review kann das Scrumteam stolz das neue Inkrement präsentieren und den erreichten Fortschritt feiern. Auch dann, wenn nicht alle geplanten Sprintbacklog-Items vollständig umgesetzt wurden. 
Die Bedeutung des Sprintziels endet allerdings nicht bei dem Scrumteam – es betrifft alle Beteiligten. Zeit, um es aus mehreren Perspektiven zu beleuchten:

Ist das Sprintziel nur für die EntwicklerInnen wichtig?

Um diese Frage zu beantworten, ist es sinnvoll, unterschiedliche Aspekte im und um das Team zu betrachten.

Der Blick nach Innen:

• Entwicklungsteam:

  • Eines der größten Benefits für das Team ist sicherlich, dass ein klares Sprintziel den Wert des Inkrements von Anfang an klar erkennbar macht und ein gemeinsames Verständnis schafft. EntwicklerInnen können somit das Sprintbacklog klar priorisieren und ausrichten. Zusätzlich vereint es die teils unterschiedlichen Aufgaben eines Teams. Ein gemeinsames Ziel und die damit einhergehenden gemeinsamen Verpflichtungen werden transparent und stärken das Teamgefühl. Dies kann dazu beitragen, die intrinsische Motivation jedes Einzelnen im Team zu stärken.

• Product Owner:

  • Die Hauptaufgabe des Product Owners ist die Wertmaximierung des Produkts. Dementsprechend hilfreich ist es auch aus Product Owner-Sicht den Erfolg eines Sprints mit Hilfe eines Sprintziels messbar zu machen. Entweder es wird erreicht oder nicht. Es hilft auch bereits vergangene Sprints durch einen Blick auf die Sprintziele zusammenzufassen und die bisherige Umsetzung des Produktziels abzuleiten, zu analysieren und - wenn notwendig - Planänderungen vorzunehmen. Mehr noch: Es macht den Erfolg greifbarer. Sprintziele sind klarer  als einzelne Storys und helfen die Kundensicht leichter einzunehmen. Ein Vorteil, der nicht nur für die EntwicklerInnen und Product Owner, sondern auch für die Stakeholder und die gesamte Organisation nicht zu unterschätzen ist. 

Der Blick nach Außen:

• Stakeholder:

  • Nicht immer ist es einfach den Erwartungen der Stakeholder an den Sprint gerecht zu werden. Häufig, weil diese Erwartungen nicht vollends geklärt sind. Eine klare Zielsetzung hilft Stakeholdern, ein Verständnis dafür zu erhalten, was für diesen Sprint das größte Anliegen des Scrum-Teams ist.

  • Es erleichtert eine klare, prägnante Kommunikation und macht es leichter zu verstehen, welchen Mehrwert das aktuelle Inkrement für den Gesamterfolg ihres Interessengebiets hat. Dies ermöglicht den Stakeholdern den Fokus auf den geschäftlichen Nutzen zu legen. Sie können so den Fortschritt des Entwicklerteams leichter verstehen, bewerten und strategische Entscheidungen anpassen. 

• Organisation:

  • Für das Scrumteam selbst ist das Sprintziel auch ein Aushängeschild. Auf Grund vereinfachter Kommunikation lassen sich klare Ziele in strategischen Runden auf höheren Flugebenen leichter bewerben. Eine Art internes Marketing, welches das Ansehen des Teams stärkt und Vertrauen innerhalb des Unternehmens schafft und ein agiles Unternehmensklima stärkt. Strategien können leichter validiert und nachvollzogen werden.

  • In einer komplexen Produktentwicklung wird schnell klar: Eine Entfernung von technischen Details ist zwingend notwendig, um den vollen Umfang zu verstehen und abzudecken. Dies ermöglicht einen Fokus und eine nachvollziehbare Ressourcenallokation.

Und was sagt die Forschung?

Sprintziele sind ein entscheidender Faktor, der die Produktivität, die intrinsische Motivation und den Fokus eines Scrum-Teams maßgeblich beeinflussen kann. Verschiedene  wissenschaftliche Studien und Forschungsergebnisse untermauern diese Behauptung.

Produktivität

1. Klare Zielsetzung und Struktur: Studien belegen, dass klare Zielsetzungen die Produktivität signifikant steigern. Locke und Latham (2002) fanden heraus, dass spezifische und herausfordernde Ziele zu einer höheren Leistungsbereitschaft führen. Sprintziele bieten eine solche klare Zielsetzung, indem sie den Fokus des Teams auf ein gemeinsames, erreichbares Ziel lenken. Durch die Struktur und Zeitbegrenzung eines Sprints wird das Team dazu angeregt, effizienter zu arbeiten und die wichtigsten Aufgaben prioritär zu erledigen.
   
   

2. Feedback und Anpassung: Ein weiteres wichtiges Element agiler Methoden ist das kontinuierliche Feedback. Bei jedem Daily Scrum sollte laut Scrum Guide hinterfragt werden, ob alles Notwendige getan wird, um das Sprintziel zu erreichen. Ist dies nicht der Fall, wird das Scrum Team dazu ermutigt, das Sprint Backlog, also den Story-Forecast, anzupassen, um so wieder auf Kurs zu kommen. Auch bietet das Sprintziel im Sprint Review mit den Stakeholdern eine greifbare Diskussionsgrundlage und schafft Raum für Feedback.  Nach jedem Sprint überprüft das Team seine Fortschritte und passt seine Vorgehensweise an. Diese regelmäßigen Anpassungen basieren auf empirischem Feedback und tragen zur ständigen Verbesserung und Effizienzsteigerung bei (Schwaber & Sutherland, 2017).

Intrinsische Motivation

1. Autonomie und Selbstbestimmung: Die Selbstbestimmungstheorie von Deci und Ryan (2000) zeigt, dass Autonomie und das Gefühl der Selbstbestimmung die intrinsische Motivation erhöhen. Während agile Praktiken im Allgemeinen die Autonomie fördern, bieten Sprintziele einen klaren Fokus und Rahmen, innerhalb dessen die Teammitglieder ihre Arbeit selbst organisieren und Entscheidungen eigenständig treffen können.
   
   Beispiel: Ein Team mit dem Sprintziel "Der Kunde kann seine gestrigen Laufdaten als CSV herunterladen” kann die spezifischen Aufgaben und technischen Lösungen selbst bestimmen, um dieses Ziel zu erreichen. Die Teammitglieder haben die Freiheit zu entscheiden, welche Technologien sie verwenden und wie sie die Aufgabe aufteilen. Dies fördert ein Gefühl der Eigenverantwortung und stärkt die Selbstbestimmung, weil das Ziel klar ist und die Wege dahin selbst gestaltet werden können.
   
   Ohne Sprintziele könnte das Team zwar immer noch autonom arbeiten, jedoch fehlt der gemeinsame Fokus. Stattdessen könnte jedes Teammitglied unterschiedliche Prioritäten setzen, was zu Konflikten und Ineffizienzen führen kann. Ein Beispiel hierfür wäre ein Team, das ohne klar definiertes Sprintziel arbeitet und sich plötzlich entscheidet, verschiedene Funktionen parallel zu entwickeln, was die Ressourcen zersplittert und die Motivation senken kann, weil der Fortschritt weniger klar und greifbar ist.
   
2. Erfolgserlebnisse: Regelmäßige Erfolgserlebnisse sind ein weiterer Schlüssel zur Steigerung der intrinsischen Motivation. Durch das Erreichen der Sprintziele erleben die Teammitglieder wiederkehrende Erfolgserlebnisse, die ihr Gefühl der Kompetenz stärken und ihre Motivation weiter erhöhen (Amabile & Kramer, 2011).

Fokus

1. Konzentration auf Prioritäten: Sprintziele helfen dem Team, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren und Prioritäten zu setzen. Durch die Begrenzung der Arbeitsmenge und die Fokussierung auf ein einziges Ziel wird der Fokus geschärft. Cal Newport (2016) beschreibt in seinem Buch "Deep Work", dass intensive, fokussierte Arbeit die Produktivität steigert und bessere Ergebnisse liefert.
2. Weniger Kontextswitch: Multitasking ist nachweislich ineffizient und mindert die Leistungsfähigkeit. Studien von Rubinstein, Meyer und Evans (2001) zeigen, dass das Hin- und Herwechseln zwischen Aufgaben die kognitive Leistung beeinträchtigt.  Während Multitasking auf der Ebene einzelner Tickets weiterhin bestehen kann, hilft das Sprintziel dabei, die Anzahl der gleichzeitigen Ziele zu begrenzen und den Fokus auf ein zentrales Thema zu lenken und einen Kontextswitch einzugrenzen.. So kann sich das Team darauf konzentrieren, ohne gleichzeitig an anderen nicht damit zusammenhängenden Funktionen zu arbeiten.

Nachdem wir die Theorie behandelt haben, stellt sich die Frage: Wie sieht ein Sprintziel in der Praxis aus? Zeit für ein konkretes Beispiel.

Einblick in die Praxis: Formulierung eines Sprintziels

Wie erwähnt, leitet sich das Sprintziel vom Produktziel ab. Um das zu verdeutlichen konstruieren wir in diesem Fall folgendes Produktziel: "Einrichtung eines Fitness-Trackers, der Benutzern hilft, ihre sportlichen Aktivitäten zu verfolgen und zu verbessern."

Niemand kennt das Product Backlog besser als die Product OwnerIn. Sie plant die nächsten wichtigen Schritte, um dieses Produktziel zu erreichen, priorisiert das Product Backlog und schafft somit eine Transparenz, die für eine klare, wertfokussierte Sprintzielformulierung unabdingbar ist. Sie hat eine klare Vorstellung von dem Wert, der im Sprint geschaffen wird, und teilt dieses Wissen mit dem Scrum-Team. Hiervon ausgehend kann gemeinsam ein Ziel formuliert werden, welches den künftigen Fortschritt beschreibt.

"Der Kunde kann seine gestrigen Laufdaten als CSV herunterladen."

Hilfreich ist hier - wie bei allen Zieldefinitionen - sich SMART(e)  Ziele zu setzen:

• Spezifisch: Es sollen ausschließlich Laufdaten für den vergangenen Tag in einem CSV- Format herunterladbar sein.

• Messbar: Die gewünschten Daten sind über einen Download nutzbar.

• Attraktiv: Der Kunde erhält eine Möglichkeit, um diese Daten auszuwerten

• Realistisch: Das Sprintziel beschränkt sich auf eine Sportart, einen Zeitraum und ein Format. Es ist groß genug, um einen Mehrwert zu bieten und klein genug, um erreichbar zu bleiben. Realistisch betont aber auch, dass es in den Sprint passt und den aktuellen Kontext des Teams berücksichtigt. 

• Terminiert: Der Zeitraum beschränkt sich auf die Sprintlänge.

Neben der SMART-Methodik können auch andere Fragen helfen, um ein starkes Sprintziel zu definieren.

Hilfreich sind hierbei Fragen wie:

• Auf was kann man verzichten, um das Sprintziel zu erreichen?

• Was müssten wir als Einziges liefern, wenn das der letzte Sprint wäre?

• Wenn das Ziel ein "und" enthält:

  • Was würde zuerst getan werden?

  • Was geht verloren, wenn wir dieses zuerst und das zweite in einem anderen Sprint umsetzen?

Nachdem wir die wesentlichen Fragen zur Sprintzielformulierung beantwortet haben, bleibt die Herausforderung: Wie meistern wir die praktische Umsetzung?

Herausforderungen bei der Implementierung von Sprintzielen 

"Wir haben uns aber immer auf die Stories committed." Das ist genau der Kern des Problems.

Der Scrum Guide wird seit Jahren kontinuierlich optimiert, um sowohl die aktuelle Forschung als auch die steigende Komplexität zu berücksichtigen. In komplexen Umgebungen ist es unrealistisch, sich auf viele Storys zu verpflichten. Es gibt einfach zu viele Einflussfaktoren, die uns potentiell daran hindern, diese umzusetzen.

"Dann kümmert sich ja niemand mehr um Betrieb, Bugs und Nebenthemen."

Themen, die nicht auf das Sprintziel einzahlen, sind nicht kategorisch ausgeschlossen. Ganz im Gegenteil: Es ist eine der empfohlenen Praktiken, Platz für nicht auf das Sprintziel bezogene Themen zu lassen. Wenn wir Platz für nicht planbare Themen lassen, dann erhöhen wir die Chance, planbare Themen umzusetzen.

"Wir haben zu viele verschiedene, wichtige Themen. Da ist ein Sprintziel gar nicht möglich." Eine Antwort hierauf ist die Intention des Sprintziels selbst.

Ziel ist es nicht, dass ein Satz formuliert wird, damit die Pflicht des Sprint Plannings erfüllt wird. Ziel ist es, das Team darin zu unterstützen, in einem kurzen Zeitraum ein wertvolles, auslieferbares Inkrement zu erzeugen.

Ziel ist es, dass das Team durch dieses Sprintziel seinen Fokus auf dieses Inkrement schärft, um einen Kontextswitch weitestgehend zu vermeiden.

Es ist noch keine gelebte Praxis, den Fokus so stark auf ein einzelnes Thema zu lenken. In vielen Fällen liegt es weniger daran, dass man die Vorteile anzweifelt. Oft sind wir einfach noch nicht auf den einen Fokus trainiert und kennen wenig darauf einzahlende Strategien.

Priorisierungen können sehr schwer sein. Helfen kann hier die Frage, was das aktuell Wichtigste für diesen Sprint ist. Auch Teamgröße und Sprintlänge dürfen in Frage gestellt werden. Sind beide Größen Anhaltspunkte dafür, dass auch die Themen zu groß sind?

Helfen uns hierbei kleinere Teams und kürzere Sprints, um kleinere, aber dafür themenbezogene Inkremente zu erzeugen?

Zusammenfassung

Sprintziele sind nicht nur ein formales Instrument innerhalb des Scrum-Prozesses, sondern haben tiefgreifende Auswirkungen auf die Arbeitsweise und den Erfolg eines Teams. Sie erhöhen die Produktivität durch klare Zielsetzungen und kontinuierliches Feedback, stärken die intrinsische Motivation durch Autonomie und Erfolgserlebnisse und schärfen den Fokus durch Priorisierung und Vermeidung von Multitasking. Diese positiven Effekte sind durch zahlreiche wissenschaftliche Studien belegt und machen Sprintziele zu einem erkundenswerten  Bestandteil agiler Methoden.

Quellen:

1. Locke, E. A., & Latham, G. P. (2002). Building a practically useful theory of goal setting and task motivation: A 35-year odyssey. American Psychologist, 57(9), 705-717.

2. Schwaber, K., & Sutherland, J. (2017). The Scrum Guide. Scrum.org.

3. Deci, E. L., & Ryan, R. M. (2000). The "what" and "why" of goal pursuits: Human needs and the self-determination of behavior. Psychological Inquiry, 11(4), 227-268.

4. Amabile, T. M., & Kramer, S. J. (2011). The Progress Principle: Using Small Wins to Ignite Joy, Engagement, and Creativity at Work. Harvard Business Review Press.

5. Newport, C. (2016). Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World. Grand Central Publishing.

6. Rubinstein, J. S., Meyer, D. E., & Evans, J. E. (2001). Executive control of cognitive processes in task switching. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance, 27(4), 763-797

Die Abbildungen in diesem Blogpost wurden durch DALL-E, eine KI-gestützte Bildgenerierungssoftware von OpenAI, erstellt.