Backlog überfüllt? Ein Produkt ist mehr als die Summe seiner Funktionalitäten

Wir begegnen häufig Unternehmen im Wachstumsstadium, bei denen wir Probleme mit der steigenden Anzahl an Kundenwünschen und -anforderungen feststellen. Sie haben den Moment, an dem sie einen anderen Umgang mit ihren Anforderungen und Kunden benötigen, aufgrund ihres Erfolgs versäumt. Die Folgen: Das Backlog nimmt überhand und ist nicht mehr zu überblicken. Versprochene Liefertermine werden nicht eingehalten, es häufen sich Beschwerden der Kunden, dass nicht umgesetzt wurde, was gewünscht war. Ihre Entwickler kommen nicht hinterher und ihnen ist unklar, wie sie ihre Anforderungen priorisieren sollen. So erwarten sie, mit standardisierten Anforderungsdokumenten und einer klar definierten Anforderungsaufnahme, die Masse bewältigen zu können.

Wenn Kundenwünsche überhandnehmen

Die Anforderungen in diesen Unternehmen entstehen durch Fachabteilungen, Kunden oder Vertrieb. Sie werden selten durch ein Produktmanagement (aus-)sortiert. Die ToDo-Liste der Entwicklung wächst mit zugesagten Anforderungen der Kunden zu einer kaum mehr handhabbaren Menge. Meist ist die Lösung vorgegeben und vertraglich festgelegt, teilweise bevor ein technischer Experte zugezogen wurde. Die Vertriebsstrategie basiert auf spezifischen Anpassungen und Erweiterungen für den Kunden. Sie möchten so viele Kunden, Branchen und Märkte besetzen wie möglich und verlieren dabei leicht ihr Kerngeschäft aus den Augen.

Aufgrund des Mangels an einem zentralen Anforderungsmanagement entstehen so schon vor der Entwicklung Unklarheiten. Die Folge sind Unklarheiten in allem, was danach folgt. Dass die Entwicklung nicht mehr nachkommt und auf Qualität verzichtet, um fristgerecht fertig zu werden, ist eine von vielen negativen Folgen. Releases schlagen fehl und es entstehen immer mehr Bugs. Der Liefertermin verzögert sich immer weiter und mit ihm die folgenden Liefertermine aller anderen Kunden. Eine belastbare Planung findet nicht mehr statt. Somit befindet man sich in einer verzwickten Lage, aus der man schwer wieder ausbrechen kann.

Durch Anforderungsmanagement zurück zum Kern

Um die Lage in den Griff zu bekommen, braucht es eine grundlegend neue Art und Weise mit Anforderungen umzugehen. Ein zentrales Anforderungsmanagement vereinigt ähnliche Wünsche und Lösungen für unterschiedliche Kunden. So sorgt sie für eine Umsetzung, die allen Kunden gerecht wird. Wenn man dabei explizite Lösungen nicht vertraglich festlegt, erhält man eine Flexibilität in der Findung der besten Lösung. So gerät man auch nicht in ein Ping-Pong-Spiel mit dem Kunden, weil nicht genau das umgesetzt wurde, was gefordert wurde.

Durch die Vermeidung von speziellen Konfigurationen für einzelne Kunden wird es einfacher, ein einheitliches und stimmiges Gesamtprodukt zu schaffen. Die Wartung dieser Systeme wird wieder leichter und Anpassungen am Kern der Software sind nicht mehr mit hohem Aufwand verbunden. Ohne diesen Umschwung ist es nur eine Frage der Zeit, wann das System in sich zusammenfällt. Es besteht die Gefahr, dass sich Kunden aufgrund der schlechten Qualität abwenden. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter schwindet, weil sie sich ein stressfreies Arbeiten wünschen. Und die Software an sich ist irgendwann nicht mehr zu warten.

Das Produkt muss mehr sein als die Summe der Funktionalitäten. Diese Unternehmen brauchen einen Plan, ein Ziel, eine Strategie. Sie müssen zu ihrem Kerngeschäft zurückfinden und eine Strategie und Vision für ihr Produkt erarbeiten. Daraus entstehen Forderungen an die Softwarearchitektur und eine Roadmap, die dem ganzen Unternehmen Struktur und Richtung gibt. Eine Sensibilisierung für Make-or-Buy-Entscheidungen hilft zudem, den Fokus auf das zu lenken, was das Produkt eigentlich ausmacht, und die Software nicht zu verbauen.

Wenn diese Unternehmen eine vom Kunden vorgegebene Lösung umsetzen, können sie nicht sicherstellen, dass es wirklich das ist, was der Kunde auch braucht. Die Frage an den Kunden nach dem Grund der Anforderung, welches Problem es für ihn löst, die Wirkung, die er sich wünscht, klärt den Kontext der Anforderung. Sie ermöglicht es, Umsetzungen zu finden, die diese Probleme viel besser lösen, als die formulierte Umsetzung des Kunden. Daraus resultiert ein besseres Verständnis der Nutzung des eigenen Produkts. Wenn der Produzent weiß, wie und wozu der Kunde das Produkt benutzt, ist er auch wieder Experte für sein eigenes Produkt. Er weiß besser, was noch am Produkt fehlt und nutzt den Input des Kunden als Feedback und Aufforderung, eine gute Lösung zu erarbeiten.

Umso wichtiger ist eine ständige Kommunikation mit dem Kunden, um zu verstehen, wie er das Produkt nutzt und welche Funktionalitäten wichtiger als andere sind. Oder wo hat er sich möglicherweise an einen Workaround gewöhnt? Wo schlummern Chancen, den Kunden glücklich zu machen?

Umsetzen, was der Kunde wirklich braucht

Um dem Kunden den größtmöglichen Mehrwert zu bieten, empfehlen wir als Coaches ein iteratives und agiles Vorgehen. Anforderungen werden in einzeln umsetzbare Funktionen geteilt, End-to-End formuliert und inkrementell umgesetzt. Dabei werden die Funktionen mit dem größten Nutzen priorisiert. User Stories und Akzeptanzkriterien ersetzen standardisierte und starre Anforderungsdokumente. Sie ermöglichen es, ein gemeinsames Verständnis zu schaffen, was wirklich gebraucht wird. Entwicklerteams und Produktmanager lernen, gemeinsam an der Lösungsfindung der Anforderungen zu arbeiten. Änderungen und Erweiterungen werden häufiger, dafür in kleinerer Form ausgeliefert. So kann der Kunde direktes Feedback geben und das Produktmanagement damit immer besser verstehen, was den Kunden glücklich macht.

Je fortgeschrittener das Produkt, desto wichtiger wird ein funktionierendes Produktmanagement, das den Fokus auf das große Ganze halten, und die Anforderungen überblicken und vor allem verstehen kann. Das gesamte Unternehmen kommt nicht umhin, sich auf den neuen Umgang mit Anforderungen und somit mit seinen Kunden einzustellen und auf den damit entstehenden Wandel für das System. Es kommen Überlegungen zur Architektur der Software auf sie zu, womöglich werden größere Umstellungen eingeplant und die Entwicklerteams müssen auf die neue Art der Anforderungsaufnahme eingestellt sein. Außerdem muss das Management die Vertriebsstrategie hinterfragen, wenn man nicht mehr alle Kundenwünsche zusagt.

Ein Team von Coaches unterstützt bei der Umstellung

Eine solch umfangreiche Umstellung ist für ein Unternehmen eine große Herausforderung. Um diesen Wandel bestmöglich zu unterstützen, arbeiten wir am besten mit einem Team von Coaches mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Bei Themen im Bereich Anforderungen und Strategie, helfen Product Coaches. Sie können ihr Wirken mit Agile Coaches und Technical Coaches abstimmen und dadurch eine ganzheitliche Wirkung über die Bereiche hinweg erzielen.

• Product Coaches unterstützen bei der Ausrichtung des Produkts und dem Umgang mit Anforderungen.
• Agile Coaches begleiten den Aufbau agiler Rahmenbedingungen und selbstorganisierter Teams.
• Technical Coaches helfen den Teams bei der praktischen Umsetzung agiler Softwareentwicklung und Architekturfragen.

Zusammen behält das Coach-Team den Überblick und unterstützt das Management, ihre Strategie im Veränderungsprozess zu verfolgen. Mit dieser breitgefächerten Unterstützung und Beratung, helfen wir unseren Kunden bei der Skalierung in allen Bereichen ihres Unternehmens.