Entwicklung strukturierter Maßnahmen zu effizienter Remote-Work: Ein „Arbeitsblatt“

Die Ausbreitung des Coronavirus Sars-CoV-2 hat weltweit zu vielen, kurzfristig umgesetzten Präventionsmaßnahmen geführt um das Ausmaß weiterer Ansteckungen zu begrenzen. Teil der Maßnahmen sind neben Betriebsschließungen vor allem auch strikte Homeoffice-Regelungen vieler Firmen, durch die in noch nie erlebter Dimension verteilt gearbeitet wird. Dies ist eine große Herausforderung für viele Menschen und Organisationen, die diese Arbeitskultur bisher nicht gelebt haben und sehr kurzfristig ihre Arbeitsweise umstellen mussten. Gleichzeitig steckt hierin jedoch auch eine der großen Chancen für unsere Firmen und die gesamte Gesellschaft, gestärkt aus der aktuellen Krise hervorzugehen und neuen Möglichkeiten der Digitalisierung in unseren Arbeitsalltag zu integrieren.

In unserer Blog-Reihe zur Remote-Arbeit möchten wir konkrete Hilfestellung geben und unsere Erfahrung mit vielen Jahren praktischer Erfahrung verteilter Arbeit in den unterschiedlichsten Branchen und Firmen weitergeben. Wir möchten Menschen und Organisationen helfen, gemeinsam gute Erfahrungen mit einer anderen Art von Arbeit zu sammeln. Unser geballtes Wissen findet ihr unter dem Tag Remote-Arbeit im Blog.

Dieser Artikel hilft mit Struktur. Er beschreibt acht Erfolgsfaktoren verteilter Arbeit, gibt eine Übersicht über verfügbare Hilfsmittel und hilft euch nach einer Selbsteinschätzung eine individuelle Strategie zu effizienter Remote-Arbeit abzuleiten. Es ist ein Arbeitsblatt, an dessen Ende ein konkreter, nachverfolgbarer Maßnahmenplan steht.

Wir hoffen, euch damit im Dschungel von Voraussetzungen für Remote-Arbeit Orientierung geben zu können und unterstützen euch gerne auch individuell bei der Erarbeitung eurer Strategie oder einer Demo von den verschiedenen Hilfsmitteln. Und wir sind gespannt von euch zu hören was euch bei der Umstellung auf Remote geholfen hat. Hinterlasst uns gerne einen Kommentar oder kontaktiert uns direkt.

Bleibt gesund und freut euch auf tolle, neue Erfahrungen mit Arbeit!

Remote-Work: Überblick

• Kurze Anleitung
• Erfolgsfaktor 1: Ausstattung
• Erfolgsfaktor 2: Transparenz über Anwesenheiten
• Erfolgsfaktor 3: Audio- & Videokonferenz
• Erfolgsfaktor 4: Gemeinsame Sicht auf einen Bildschirm (“Screen Sharing”)
• Erfolgsfaktor 5: Chat
• Erfolgsfaktor 6: Gemeinsam visualisieren (“Whiteboard”)
• Erfolgsfaktor 7: Gemeinsame Arbeitsorganisation
• Erfolgsfaktor 8: Gemeinsam lernen

Kurze Anleitung

Verteilte Arbeit kann sehr erfolgreich funktionieren, braucht jedoch einige Voraussetzungen in Technik und Kultur. Folgend sind wichtige Erfolgsfaktoren aufgeführt, eine pro Abschnitt.

Neben einer kurzen Herleitung, der Betrachtung von einigen, relevanten Hilfsmitteln folgt dann jeweils Platz für eure Arbeit: Füllt die grauen Felder, in dem ihr auf eure aktuelle Situation reflektiert. Und leitet dann Maßnahmen ab. Dazu wartet eine Tabelle in immer gleicher folgender Form auf euch:

Die Unterscheidung in drei Stufen soll euch helfen “abzuschichten”:

• Oberste Priorität hat, dass ihr euren Mitarbeitern schnell Hilfsmittel zur Verfügung stellen könnt. Diese werden nicht perfekt sein, reichen aber für die ersten Tage. Wir nennen sie “Erste Hilfe 🚑”.
• Häufig gibt es dann Maßnahmen, die darüber hinaus zu einer deutlichen Verbesserung der Arbeitsweise führen würden und recht einfach umzusetzen sind. (“Gut für vier Wochen 😐”).
• Wichtig ist dann die dritte Kategorie von den Maßnahmen, die zu einer effizienten Remote-Arbeit führen und mit dem bisherigen Betrieb mithalten können (“Remote-Effizienz 🚀”). Diese sind meist am aufwändigsten und geraten nach der Ersten Hilfe schnell in Vergessenheit. Bleibt am Ball!

Dieser Blogbeitrag lässt sich auch als PDF oder papierhaft drucken, jeder Erfolgsfaktor kommt dann auf eine Seite. Fertig ausgefüllt haltet ihr dann eure Strategie für erfolgreiche Remote-Arbeit in den Händen!

Bereit? Los geht’s..

Erfolgsfaktor 1: Ausstattung

Basis für jegliche Remote-Arbeit ist ein funktionierender Zugang außerhalb der Büroräume. Prämisse ist, dass der gleiche Zugang zu Personen und Tools besteht, wie dies im Büro der Fall wäre. Technisch gehören hierzu insbesondere:

• Notebook / Desktop
• Smartphone / Handy
• Breitband-Internetverbindung
• Einwahl ins firmeninterne Netz (VPN)
• Separate Kamera (v.a. wenn keine hochauflösende Kamera im Notebook eingebaut ist)
• Räumlichkeiten für konzentrierte Arbeit
• individuell: großer Monitor, vollwertige Tastatur, Kopfhörer mit Tragekomfort, gutes Mikrofon, etc

Aktuelle Situation:

Wie ist die Durchdringung mit Firmenequipment? Welche Ausstattung haben eure Mitarbeiter darüber hinaus privat zur Verfügung?

Abgeleitete Maßnahmen:

Können kurzfristig Geräte beschafft oder umverteilt werden? Ist die Nutzung privater Geräte denkbar? Könnt ihr Anschaffungen bezuschussen?

Erfolgsfaktor 2: Transparenz über Anwesenheiten

Das Sichtbarmachen von verfügbaren Zeiten ist gerade zu Beginn von verteilter Arbeit wichtig, um Frustrationen und Misstrauen zu vermeiden, die aus Nicht-Erreichbarkeit entstehen können. Ebenso hilft dies, den Druck aus einem Gefühl des Ständig-Erreichbar-sein-Müssens zu nehmen.

Beispielhafte Fragen:

• Wo trage ich Abwesenheiten ein?
• Wie sehe ich, wer aus dem Team wann arbeitet?
• Wie kann ich einfach kommunizieren, dass ich mich zwischenzeitlich drei Stunden um die Kinderbetreuung kümmern muss?

Mögliche Lösungen:

• Confluence-Seite pro Team
• Google Sheet, Excel, etc.
• Kalender
• Status im Chat Tool
• Information im Chat

Aktuelle Situation:

Abgeleitete Maßnahmen:

Erfolgsfaktor 3: Audio- & Videokonferenz

Häufig fokussieren wir bei Remote-Meetings zu schnell auf Sprache und damit die Möglichkeiten zur telefonischen Einwahl. Hierbei ist die Frequenz und Qualität der Stimmen häufig beschnitten und von Störgeräuschen durchsetzt, so dass Informationen fehlen und Telefonkonferenzen wesentlich mehr Anstrengungen von Teilnehmern erfordern um diesen inhaltlich folgen zu können.

Der persönliche Kontakt zwischen Menschen ist darüber hinaus vor allem durch die non-verbale Kommunikation so wertvoll und geschätzt. Es lässt sich so einfacher erkennen, wie es meinem Gegenüber geht. Haben sich Fragen ergeben? Ist er oder sie verständnisvoll? Oder ungeduldig? Viele dieser Ausdrücke sind sogenannte Mikroexpressionen, die wir unterbewusst wahrnehmen.

Höchstes Ziel für die Remote-Arbeit muss daher sein, bestmögliche Audio- und Videoqualität zu ermöglichen um den persönlichen Kontakt so nahe wie möglich zu kommen.

Wichtige Anforderungen an eine solche Lösung sind:

• Hervorragende Audioqualität
• Hervorragende Videoqualität
• Einwahl und Organisation mit einem Click
• Eigener Raum für jeden Mitarbeiter oder nach Bedarf für besondere Themen
• Keine Zeitbegrenzung
• Skaliert auf hunderte Teilnehmer
• Verwendung von privaten Geräten
• Teilnahme von Partnern von außerhalb möglich

Mögliche Lösungen:

• Zoom
• Google Hangouts
• Microsoft Teams

Aktuelle Situation:

Abgeleitete Maßnahmen:

• Welche Tools gibt es bereits? Auch wenn aktuelle Tools Einschränkungen mit sich bringen, sind sie eine gute Erste Hilfe und es gibt häufig unbekannte Features wie die Einwahl von außerhalb, etc: CISCO, Webex, etc. Ist alternativ eine vorübergehende Nutzung privater Devices mit z.B. Skype oder WhatsApp möglich?
• Gibt es in der Firma Verträge mit einem der großen Hersteller, die den Einsatz erleichtern würden? Ist schon eines der großen Tools vielleicht irgendwo schon pilotiert nur nicht bekannt? Ließe sich das unter Akzeptanz eines (Stabilitäts-) Risikos kurzfristig ausweiten?

Erfolgsfaktor 4: Gemeinsame Sicht auf einen Bildschirm (“Screen Sharing”)

Effektive Zusammenarbeit bedingt immer auch eine gemeinsame Sicht auf die gleichen Informationen wie Texte, Bilder, Präsentationen und vieles weitere. In vielen Fällen ist es ausreichend, wenn dieser Inhalt von einer Person geteilt (“präsentiert”) wird. Hierzu braucht es ein gut funktionierendes Screen Sharing, das idealerweise von außerhalb des Firmennetzes erreichbar ist.

Mögliche Lösungen:

• jedes der oben genannten Videokonferenztools
• Cisco WebEx Meetings

Aktuelle Situation:

Abgeleitete Maßnahmen:

Erfolgsfaktor 5: Chat

Verteilte Arbeit bringt verteilte Kommunikation mit sich und braucht typischerweise auch mehr davon, um die fehlende physische Präsenz zu überwinden. Der übliche Modus der Kommunikation, den wir in physischer Präsenz erlernt haben, ist die synchrone Kommunikation: Alle sind so lange zusammen und arbeiten an nichts anderem, bis der Anlass der Besprechung oder dessen geplantes Ende erreicht ist. Gerade bei verteiltem Arbeiten ist es häufig wesentlich effizienter, Kommunikation von synchronen zu asynchronen Kanälen umzuleiten und in viel kleinere Einheiten zu schneiden. Themenbezogene Chats ähnlich zu WhatsApp sind ein wichtiges Mittel hierzu. Ein Zurückfallen auf E-Mail als primären asynchronen Kommunikationskanal mit allen seinen Nachteilen gilt es zu vermeiden.

Wichtige Anforderungen an eine solche Lösung sind:

• Persistenz/Historie der Chats (man kann auch am nächsten Tag noch nachlesen)
• Mehrere “Räume” oder “Kanäle”, in denen Themen besprochen werden können
• Ein Ausbrechen in “Threads” oder “Unterhaltungen” um Themen zu vertiefen
• Erreichbarkeit von außerhalb des Firmennetzwerkes

Mögliche Lösungen:

• Slack
• Rocket.chat (on-premises Installation möglich)
• Microsoft Teams
• Skype for Business
• Mattermost (on-premises Installation möglich)

Aktuelle Situation:

Abgeleitete Maßnahmen:

Erfolgsfaktor 6: Gemeinsam visualisieren (“Whiteboard”)

Effektive Zusammenarbeit bedarf der Visualisierung, um gemeinsames Verständnis herzustellen. Das sind Texte, Listen, Zeichnungen und vieles mehr. Eben all das, was heute auf Flipcharts, Whiteboards, Metaplanwänden und vor allem mit Post-its erarbeitet wird.

In diese Kategorie fallen auch Programm-Boards und alles weitere, was als Kommunikationsinstrument verstanden wird.

In der Erörterung solcher Lösungen ist häufig wichtig darauf hinzuweisen, dass diese eine Digitalisierung von Post-its darstellt und damit vornehmlich der Ideengewinnung und als Ermöglicher von Kommunikation dient. Sobald verbindliche Anforderungen oder Dokumente entstehen, sollte dies in zugelassenen und geprüften Tools wie z.B. Jira und Confluence erfolgen.

Wichtige Anforderungen an eine solche Lösung sind:

• Zugriff und Bearbeitung von mehreren Personen gleichzeitig
• Mehrere “Räume” oder “Kanäle”, in denen Themen besprochen werden können
• Persistenz: Ergebnisse lassen sich speichern
• Unterstützung z.B. für Abstimmungen

Mögliche Lösungen:

• Miro (früher: Realtimeboard)
• Mural
• Google Docs / Drawings
• Whiteboards der Videokonferenzlösungen oben (Mein Kollege Victor Volle berichtet hier über Erfahrungen mit dem Whiteboard in Zoom )
• draw.io
• Microsoft Whiteboard

Aktuelle Situation:

Abgeleitete Maßnahmen:

Whiteboards sind selten bereits im Einsatz. Startet klein: Eine Erste Hilfe kann auch ein physisches Whiteboard mit darauf gerichteter Kamera sein. Oder ein Plug-in wie z.B. draw.io in Confluence.

Erfolgsfaktor 7: Gemeinsame Arbeitsorganisation

Arbeit im Team braucht eine gewisse Struktur und vor allem ganz viel Transparenz über Aufgaben und deren aktuellen Bearbeitungsstand. Häufig sind bereits zeitgemäße Tools im Einsatz und erprobt, daher halten wir diesen Abschnitt so kurz wie möglich.

Mögliche Lösungen:

• Jira und Confluence
• Trello
• Asana
• zahlreiche weitere

Aktuelle Situation:

Abgeleitete Maßnahmen:

Erfolgsfaktor 8: Gemeinsam lernen

Die Situation von stark verteilter Remote-Arbeit ist für viele von uns neu. Wir sollten darauf achten, dass das gemeinsame Erlernen von guten Mustern in einer interessierten und wertschätzenden Atmosphäre erfolgen kann. Besonders am Anfang gehört dazu oftmals auch Geduld und Durchhaltevermögen. In gleichem Maße aber auch Mut, mit bisherigen Mustern zu brechen und auch das ein oder andere Risiko bewusst einzugehen. Hier ist ein jeder im Team gefordert, besonders Scrum Master und Führungskräfte können in besonderem Maße unterstützen.

Hilfreiche Muster:

• Teamregeln (z.B. Immer mit Video teilnehmen, Arbeitszeiten wie bisher aber ergänzt um Flexibilität für Kinderbetreuung, einer Remote = alle Remote. Keine Gruppenversammlungen vor einem Rechner, etc.)
• Auch remote braucht es Zeit für Pausen und zufällige Begegnungen. Ein Video-Chat-Raum #kaffeeecke hilft häufig Wunder
• Büro = Büro. Arbeit im Pyjama macht was mit dir 😉
• Regelmäßiger, kurzer Sync zur Remote-Arbeitsfähigkeit (z.B. Scrum of Scrums)
• Schulterschluss mit interner IT. Häufig sind Lösungen vorhanden aber nicht bekannt. Oder nur in früher Pilotierung (z.B. Microsoft Office 365) und können unter Akzeptanz eines Risikos schnell zur Verfügung gestellt werden
• Einbinden von internem Datenschutz und Informationssicherheit. Eine kurze Prüfung auf DSGVO-Konformität und weitere interne Richtlinien kann spätere Überraschungen verhindern. Vereinbart eine mehrstufige, parallele Prüfung die euch erlaubt, Tools kurzfristig unter Eingehen eines überschaubaren Risikos einzusetzen
• Wenn vorhanden, bindet die Arbeitnehmervertretung ein. In der aktuellen Situation habt ihr mehr denn je gleiche Interessen (z.B. Flexibilität für Kinderbetreuung erreichen), die das ein oder andere Zugeständnis erfordert (z.B. durch Duldung von bisher nicht verhandelten Kommunikationsmitteln)
• Identifizieren eines Sponsors, der auf entstehende, benannte Risiken bewusst eingehen kann

Aktuelle Situation:

Abgeleitete Maßnahmen:

Seid stolz auf euch! Und lernt weiter!

Wenn ihr euch bis hierher tapfer durchgearbeitet habt, habt ihr jetzt eine schlagkräftige Strategie entwickelt und könnt fokussiert die richtigen Themen zur richtigen Zeit angehen. Was immer ihr umsetzt, seid stolz auf euch: Das ist gelebte Agilität! Sich schnell auf ein geändertes Umfeld einstellen zu können. Bleibt dabei dem agilen Gedanken des Inspect and Adapt treu: Manches wird nicht so funktionieren, wie ihr euch es vorgestellt habt. Schaut euch regelmäßig an, wo ihr steht und wiederholt den Durchlauf durch das Arbeitsblatt gegebenenfalls. Und passt es an! Es gibt noch so viel zu entdecken und zu lernen — vor allem jenseits der “Tools” im Miteinander.

Weiterführende Artikel zum Thema Remote-Arbeit:

• Mob Programming und Shared Everything
• Home Office akut – 3 erfolgreiche Schritte für plötzliche Remote-Arbeit
• Remote Teamarbeit – Erfahrungsbericht aus einem verteilten Team

Bild dankbar übernommen von Domenico Loia