Homeoffice akut – 3 erfolgreiche Schritte für plötzliche Remote-Arbeit

Dieser Blogpost richtet sich an alle, deren Teams und Abteilungen plötzlich im Homeoffice arbeiten müssen und die dazu Antworten brauchen. Remote arbeiten ist ungewohnt. Aber es funktioniert. Wir von codecentric machen es seit Jahren regelmäßig: One-on-Ones, kleine Teams, Diskussionen mit 20 Menschen auf einmal, und wir planen jetzt sogar eine interne Unconference mit 50 Menschen. Wir beraten, coachen und moderieren. Aus unserer jahrelangen Erfahrung mit remote arbeitenden Teams haben wir drei Schritte als Schnelleinstieg zusammengestellt, die kurzfristig umsetzbar sind.

Der Schwerpunkt liegt auf Kommunikation. In IT-Projekten zum Beispiel macht Kommunikation mehr als 30 % aus. Durch Corona sind auch viele Nicht-IT-Abteilungen und Teams plötzlich im Homeoffice. Kommunikation wird schwieriger – umso wichtiger ist es, Grundlagen guter Kommunikation zu nutzen. Und selbst die sind remote nicht immer selbstverständlich: Wir sehen nicht mehr den ganzen Menschen, Ton und Bild sind oft nicht perfekt. Kommunikation und wirklich zusammenarbeiten werden darum umso wichtiger.

Auch ist es ungewohnt, statt Kaffee mit Kolleg*innen plötzlich acht Stunden am Tag allein in seinem Homeoffice zu sein. Gefühle von Isolation können aufkommen – ein Mittagessen oder Kaffee remote mit seinen Kollegen, bei dem es nicht um Arbeit geht, kann da helfen.

Nicht alles wird passen oder möglich sein. Verstehe es als erste Information. Auf unserem Blog wirst du in dieser Zeit regelmäßig Informationen zu remote Arbeit erhalten.

Schritt 1: Technik für erfolgreiche Zusammenarbeit

• Hardware, notfalls die private nutzen. Um auf Distanz gut zusammenarbeiten zu können, brauchst Du eine Grund-Infrastruktur, die das ermöglicht. Mitarbeiter*innen brauchen eine funktionierende Hardware, mit Mikrofon. Eine Kamera würden wir sehr empfehlen. Einen privaten Internetanschluss setzen wir voraus. Sollte nicht genügend Firmenhardware zur Verfügung stehen, kannst Du klären, ob Deine Mitarbeiter*innen ihre privaten Computer und Laptops zur Verfügung stellen und Du diese dafür kurzfristig einrichten kannst.
• Wer, Was, Wo, Wie als Basis. Stelle für alle die Kontaktdaten der wichtigsten Ansprechpartner, Telefonnummern, Informationsquellen und Regeln zur Verfügung. Entweder im Intranet, im Messaging-Dienst oder auch einfach per Mail. Kläre, ob man für diese Zeit, falls es keine Firmenhandys gibt, private Telefonnummern nutzen kann und will. Informiere Deine Mitarbeiter*innen auch, welche Sicherheitsaspekte jetzt wie gehandhabt werden.
• Meetings online – für direkte Zusammenarbeit und für das “Wir-Gefühl”. Nutze ein Tool für Videokonferenzen, um Meetings aus dem Home Office produktiv zu halten und in Verbindung zu bleiben. Nicht alles lässt sich schriftlich klären. Und gerade jetzt ist es für das Teamgefüge wichtig, sich auszutauschen und zu sehen. Wir von codecentric nutzen für Remote-Teammeetings unter anderem “Zoom”. Das ist eine Video- und Webkonferenzplattform, die Online-Meetings, Webinare etc. ermöglicht. In der Privatversion ist sie für 40-Minuten-Meetings kostenlos. Für Ad-hoc-Remote-Meetings oder Screen-Sharing nutzen wir auch Slack.
• Team-Messenger – für schnelle Absprachen und als Wissenspool. Um mit Kolleg*innen, die im Home Office arbeiten, schriftlich in Kontakt zu bleiben, auch an anderen Standorten, nutzen wir Slack. Wir haben unterschiedliche Channels wie “Javaland2020”,  “Agile Coaching” oder “IoT”. Wir stellen Fragen, geben Antworten oder auch Interessantes für jede/n Channel-Teilnehmer*in lesbar weiter. Wir haben eine Kultur, die Fragen als Wissenstransfer nutzt und Fehler als Möglichkeit zu lernen. Größter Konkurrent für Slack ist Microsoft Teams. Eine Stärke dort kann die direkte Integration anderer Office-Tools wie Word oder Outlook sein.

Schritt  2: Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation …

In erfolgreichen IT-Projekten hat Kommunikation einen Anteil von über 30 %. In anderen Projekten wird es nicht viel anders sein. Sie ist einer der wichtigsten Faktoren, damit Menschen gut zusammenarbeiten. Remote-Arbeit stellt die Kommunikation vor besondere Herausforderungen. Klare Spielregeln sind hier hilfreich. Mit Kolleg*innen im Home Office sehen wir wenig Gestik oder Mimik, bekommen kein Gefühl für das, was gerade im Meeting vor sich geht. Gerade darum ist es wichtig, dass zum Beispiel alle etwas sagen können und gehört werden. Aber auch eine gewisse Lockerheit hilft, die Dinge im Rahmen zu halten, wenn sie nicht sofort klappen. Dafür braucht es Vertrauen unter Kolleg*innen. Diese Situation kann auch eine Lern-Chance für eure Zusammenarbeit sein.

Achte auf regelmäßige Meetings, wo Ihr miteinander sprecht und Euch sehen könnt, um im Kontakt zu bleiben und alle mit ins Boot zu holen. Home Office kann auch ein Gefühl der Isolation auslösen, wenn nun der Kaffee in der Cafeteria wegfällt oder die Gespräche mit Kolleg*innen im Flur. Ermögliche dies mit einem Kaffee remote zur gleichen Zeit oder einem gemeinsamen Start in den Arbeitstag mit einem Kaffee-Talk am Morgen.

Spielregeln für Video-Meetings

• Nutze eine Meeting-Agenda mit einem Zeitlimit je Thema.
• Evtl. kann es nützlich sein, Fragen zu formulieren, die Euer Meeting strukturieren und die jeder Teilnehmner beantwortet.
• Halte Dich an diese Agenda und verabrede, weitere Themen nach dem Meeting zu besprechen.
• Evtl. ist es nützlich, die Redezeit je Person zu begrenzen, insbesondere bei einem kurzen Daily, wenn es darum geht, einen Stand seiner Arbeit zu geben.
• Bespreche, wie die Reihenfolge der Sprecher*innen organisiert ist, zum Beispiel, indem jede/r die nächste Person bestimmt oder eine Reihenfolge vorab festgelegt ist.
• Bei schwierigen Diskussionen oder vielen Teilnehmer*innen, die im Home Office sind, braucht es ein*e Moderator*in
• Und: Überlege, wie Du optisch im Meeting auftreten möchtest und welchen Hintergrund Du zeigen willst. Denn auch wenn es ein super Teamgefüge gibt – Du bist im Job.

Kommunikationsregeln für Video-Meetings

• Sei gut sichtbar im Bildschirm.
• Eine Begrüßung auch im Bildschirm lässt ein Meeting gut starten.
• Lass andere ausreden.
• Spreche deutlich.
• Kommentiere nicht zwischendurch, wenn andere sprechen.
• Fasse Dich kurz. Komme schnell zum Punkt.
• Unterbrich Deine Kolleg*innen nicht.
• Vermeide Hintergrundgeräusche wie offene Fenster.
• Blende für die Zeit des Meetings Dein Mikrofon im Zoom-Bildschirm aus und wieder ein, wenn du sprichst.
• Und: Kinder im Home Office lassen sich nicht ausblenden. Das gehört jetzt einfach dazu.

Büro-Talk für das “Wir-Gefühl” und am Ball bleiben

• Etabliere gemeinsame Mittagessen remote oder einen Kaffeetreff am Nachmittag. So kannst Du ein “Wir-Gefühl” stärken und Vertrauen schaffen, auch wenn Ihr alle im Home Office seid. Gerade jetzt ist dies eines der wichtigsten Instrumente, um bei der Stange zu bleiben und Gefühle von sozialer Isolation zu vermeiden, wenn Kolleg*innen nur noch in der Ferne sind.

Schritt 3: Leitung und Organisation

Face-to-Face-Kommunikation ist derzeit eher schwierig. Es gibt jedoch einige Ansätze, die jetzt in der Führungsrolle eines im Home Office arbeitenden Teams nützlich sein könnten. Beispielsweise eine klare und verständliche Kommunikation, klare Strukturen und Prozesse als auch Stärkung von Teams und Mitarbeiter*innen.

• Entscheide welche Kommunikationsstrukturen und Prozessketten jetzt wichtig sind.
• Informiere Deine Mitarbeiter*innen regelmäßig und stärke sie: über Mail oder in Video-Konferenzen. Das verbindet und schafft Vertrauen. So bleibst Du dran an Deinem Team.
• Etabliere regelmäßige Meetings zu festgelegten Zeiten. So gibt es für alle auch im Home Office einen strukturierten Tag.
• Habe eine klare Vorstellung davon, was wie gemacht werden kann und kommuniziere dies. Das spart Zeit und macht für alle die Aufgaben verständlich.
• Versuche mehr zu fragen, um zu verstehen und weniger, um zu kontrollieren.
• Kommuniziere klar, wo jetzt Herausforderungen liegen. Frag Deine Mitarbeiter*innen, wie sie die Themen sehen und welche Lösungs-Ideen sie haben.
• Teile Wissen klar, explizit und für alle.
• Für viele ist es schwierig, offen zu kommunizieren, gerade wenn es darum geht, Fragen zu stellen oder Fehler einzugestehen. Wenn es nur ein Meeting am Tag mit allen Kolleg*innen gibt, kann es noch schwieriger werden, weil es dann eher größer scheint. Gehe hier als Beispiel voran, indem Du zum Beispiel selbst Fragen stellst, die von Team-Mitgliedern beantwortet werden, oder über Deine Schwierigkeiten sprichst.
• Wir Menschen haben den perfekten Blick fürs Negative. Kommuniziere in Meetings auch, was gut läuft. So lässt sich die Waage ausgleichen und Du trägst dazu bei, das Engagement hochzuhalten, weil die Arbeit Sinn macht.
• Mache Abläufe, Strukturen und Kommunikationswege noch klarer und expliziter als sonst. Es wird mehr Missverständnisse und Rückfragen geben, egal, wie sehr Du Dich bemühst. Und mache diese Informationen für alle leicht zugänglich.
• Erinnere Deine Mitarbeiter*innen daran, gezielt Pausen zu machen. Das ist im Home Office schwieriger als im Büro, weil zum Beispiel der Gang zum Kaffeeautomaten oder ein kurzer Talk mit Kollegen auf dem Flur entfällt.
• Versuche, die Arbeiten Deiner Abteilungen und Teams im Hinblick auf die Dauer der Remote-Phase zu priorisieren. Denn manche Arbeiten werden nur offline erledigt werden können, andere nicht. Überlege darum, welche Arbeiten Du jetzt remote vorziehen kannst für einen bestimmten Zeitraum und entscheide dann wieder neu.
• Und bei all der Planung: Es wird so gut werden, wie es geht. Habe Vertrauen in die Fähigkeiten Deiner Mitarbeiter*innen. Und versuche, Fehler als Möglichkeit zu sehen, die Dinge besser zu machen.

Wir von codecentric werden in den nächsten Tagen weitere Informationen zur Verfügung stellen. Diese Situation fordert allen eine Menge ab. Wir müssen uns disziplinieren und begeben uns auf neue Wege, wenn Kolleg*innen oder Führungskräfte nur noch remote zu sehen oder zu hören sind. Der beste Schritt jetzt, sozusagen Schritt „0“, ist, die Situation anzunehmen, wie sie ist. Statt Deine Kräfte darauf zu vergeuden, mit der Situation und allen Schwierigkeiten zu hadern, kanalisiere sie auf das, was Du jetzt gut tun kannst. Kanalisiere sie auf das „Wie-es-sein-soll“. Die im agilen Arbeiten definierten Werte (in Scrum) können helfen. Mut, diese neuen Wege zu gehen, Commitment, das Beste aus der Situation zu machen, den Fokus wirklich darauf zu lenken, wie es sein soll und mit Offenheit und Respekt zu kommunizieren.

Sketchnotes: Idee und Umsetzung – Marco Böttcher, Agile Coach codecentric AG Berlin

Weiterführende Links zum Home Office:

• Working remotely: I want my shared whiteboard!
• Entwicklung strukturierter Maßnahmen zu effizienter Remote-Work: Ein „Arbeitsblatt“
• Remote teamwork – experience report from a distributet team
• Facilitating remote workshops with zoom

Weiterführende Links zu Tools:

• Zoom
• Slack