Obwohl ein Unternehmens-Wiki schon in sehr vielen Unternehmen Einzug gefunden hat, zweifeln noch immer einige Unternehmen, ob eine Einführung Sinn macht. Oft liegt das daran, dass bereits ein Intranet und ein Dokumenten-Management-System vorhanden sind. Befürchtungen zu weiteren Administrationsaufwand und Kosten für Schulungen kommen hinzu.
Müssen Sie Ihren Chef noch überzeugen und benötigen ein paar gute Argumente? In diesem Artikel habe ich beschrieben, in welchen Situationen ein Wiki einen deutlichen Mehrwert für ein Unternehmen bietet.
Redaktionelle Engpässe vermeiden
Ein wesentlicher Unterschied zwischen einem Intranet und einem Wiki ist, dass ein Intranet oftmals nur von einer kleinen Personenzahl im Unternehmen aktualisiert wird. Dadurch fehlt die Dynamik der Inhalte und daraus resultierend die Attraktivität für die Mitarbeiter. Im Gegensatz dazu lebt ein Wiki davon, dass jeder Mitarbeiter seinen Beitrag leisten und sein Wissen sehr leicht darin einbringen kann – wodurch eine Fülle von aktuellen Informationen zu unterschiedlichsten Themen entstehen kann: Projektinformationen und Dokumentationen, Team- oder Abteilungsaktivitäten, eine FAQ oder Knowledge Database zu Produkten, Diskussionen- oder Wissensaustausch zu Veränderungen im Unternehmen sind die am häufigsten anzutreffenden Wiki-Themen. Informationen und Wissen werden somit nicht nur verwaltet, sondern leben und es entsteht ein übergreifender Austausch und eine effiziente Zusammenarbeit.
Informations-Silos wie E-Mail oder Netzlaufwerke bremsen die Produktivität
Wo war noch das letzte Meeting-Protokoll abgelegt? Irgendwo in den verschachtelten Ordnerstrukturen des Netzlaufwerks oder doch irgendwo im Postfach? Die Suche nach Dokumenten oder Informationen nimmt laut einer Studie (Hidden Costs of Information Work: A Progress Report) der IDC ca. 20% der Arbeitszeit ein.
Erstellen und verteilen Sie alles im Wiki, wo es an einem Ort zugänglich und durchsuchbar ist. Durch die zentrale Informationsquelle bekommen Sie von Kollegen zu Aufgaben die besten Ergebnisse.
Vermeiden Sie Informations-Silos zwischen Teams, Abteilungen und Individuen und es entsteht crowd-sourcing in Ihrer Organisation.
Eine Spezifikation kann z.B. von mehreren Personen gleichzeitig im Wiki erstellt und überprüft werden. Die entstandenen Wiki-Seiten können bei Bedarf später über einen Export in ein einzelnes Dokument überführt werden.
Weiterhin werden nicht selten Diskussionen über E-Mail geführt, die sich dann zeitlich überschneiden, zu unterschiedlichen Zeitpunkten in der Diskussion Empfänger raus- oder hinzugenommen werden und dadurch sehr schnell der Überblick verloren geht.
Im Wiki können Diskussionen, wichtige Entscheidungen und Argumente über Kommentare dauerhaft festgehalten und zu einem späteren Zeitpunkt nachgelesen werden.
Wikis ergänzen ein Dokumentenmanagementsystem
Auch wenn ein Wiki sehr viele Funktionalitäten aus dem DMS-Umfeld mitbringt, so bleibt es immer noch ein Wiki und sollte als solches verstanden werden. Wer also ein z.B. OpenText, Filenet oder eine Lösung wie d.evelop sie bietet nutzt, wird die umfangreichen Workflow- und Genehmigungsfunktionalitäten im Wiki vermissen. Den Charme eines Wikis machen aber gerade die Flexibilität und Einfachheit aus – die in Kombination mit einfacher Erlernbarkeit zu höherer Akzeptanz führen.
Dateien, die im Wiki abgelegt werden, dienen voranging dem Wissensaustausch und der Dokumentation von Ergebnissen in der täglichen Zusammenarbeit. Wichtige Funktionalitäten für den Umgang mit Dokumenten, die z.B. das Confluence-Wiki sehr gut gelöst hat, sind:
- Einfaches hinzufügen von Dokumenten per Drag & Drop.
- Versionierung von Dokumenten mit Änderungshistorie.
- Volltextindizierung.
- Inhalte aus Office-Dokumenten unkompliziert in Wiki-Dokumente integrieren oder direkt aus dem Wiki heraus bearbeiten.
Durch diese Funktionen und die Möglichkeit, Dokumente im entsprechenden Kontext auf Wiki-Seiten einzubetten, bekommt ein Unternehmenswiki eine andere Bedeutung und lässt sich daher sehr gut ergänzend neben einem Dokumentenmanagement betreiben.
Zusammenarbeit wird vereinfacht und Veränderungen sind transparent
In vielen Organisationen liegen wertvolle Informationen an vielen verschiedenen Orten verteilt. Mitarbeiter haben nur wenige Möglichkeiten herauszufinden, dass es diese Informationen gibt und wo es sie gibt.
Wenn wir wüssten, was unser Unternehmen weiß, könnten wir Kundenwünsche besser erfüllen, innovative Produkte früher anbieten, schneller auf Marktveränderungen reagieren und unsere Produktivität steigern. Kurz gesagt: Wir könnten schneller besser werden.
Ein Wiki ist dazu prädestiniert, Informationen mit anderen zu teilen und das Finden von Informationen zu vereinfachen. Mit Funktionen, die z.B. eine Liste aller zuletzt bearbeiteten Inhalte auf dem Wiki-Dashboard zeigen, erfahren Mitarbeiter welche Änderungen von anderen Kollegen vorgenommen wurden oder sie können sich automatisch über Änderungen in ausgewählten Wiki-Seiten informieren lassen.
Eine der Hemmschwellen bei der Einführung von Wikis, ist die Fucht vor Fehlern beim ändern oder kommentieren von Wiki-Seiten. Sind diese erst überwunden, entsteht eine neue Form der Zusammenarbeit. Nicht nur die Verfügbarkeit von Informationen wird verbessert, sondern auch die Qualität und Glaubwürdigkeit der Informationen verbessert sich.
Sicherer Schutz von zu schützenden Bereichen
Wikis sind für gewöhnlich sehr offen und leben von der Transparenz. Dennoch gibt es in der Regel in jeder Organisation zu schützende Inhalte. Die Personalabteilung möchte z.B. eingehende Bewerbungen im Wiki ablegen und diese Informationen nur eingeschränkten Benutzern freigeben oder Kunden sollen nur eingeschränkten Zugriff auf Projektinformationen erhalten.
In einem Wiki können Benutzerberechtigungen auf Inhaltsebene und Funktionalitätsebene vergeben werden. Es sollte in jeder Organisation abgestimmt werden, wie stark Reglementierungen auf Berechtigungsebene tatsächlich benötigt werden, denn die Transparenz ist ein kritischer Erfolgsfaktor für die erfolgreiche Einführung eines Unternehmenswikis. Risiken in Bezug auf Manipulation von Seiten sind geringfügig – Jederzeit kann nachvollzogen werden, wer was wann geschrieben hat und über die Änderungshistorie können fehlerhafte Änderungen einfach rückgängig gemacht werden.
Fazit:
Es gibt viele Gründe die für den Einsatz von Wikis in Unternehmen sprechen. Wirklich belastbare ROI-Berechnungen, die den Einsatz von Wikis rechtfertigen, habe ich bisher noch nicht kennengelernt. Jedoch hat laut einer Umfrage noch kein Unternehmen ein Wiki wieder abgeschaltet – im Gegenteil: Der Nutzen eines Wiki wurde laut dieser Umfrage von Jahr zu Jahr größer.
Wir bei codecentric setzen das Confluence-Wiki schon seit Jahren ein und nutzen es ausgiebig zur Projektdokumentation, als Knowledge Database und Intranet. Confluence ist bei uns zu einem festen Bestandteil unserer Zusammenarbeit geworden und als Werkzeug nicht mehr wegzudenken. Unsere Erfahrungen, die wir bei unseren Kunden gemacht haben zeigen, dass sich durch Wikis die in diesem Artikel beschriebenen positiven Unternehmenseffekte einstellen.
Sollten Sie in Ihrem Unternehmen auch gerade vor einer Wiki-Einführung stehen oder auch generell Fragen und Anregungen zu Wikis haben, würde ich mich über einen Kommentar oder eine Kontaktaufnahme freuen.
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