Die codecentric TR-RESISCAN Lösung auf Basis von Kofax Capture

In einer Welt, in der Papierdokumente zunehmend digitalisiert werden, ist die effiziente Verarbeitung und Archivierung von Informationen von entscheidender Bedeutung. Für Unternehmen, die auf der Suche nach einer umfassenden Lösung für das Scannen, Prüfen, Verarbeiten und Archivieren von Dokumenten sind, ist codecentrics TR-RESISCAN-Lösung auf Basis von Kofax Capture eine herausragende Option.

Die TR-RESISCAN, herausgegeben vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), definiert den Standard für das rechtssichere Digitalisieren von Dokumenten. Sie legt fest, wie Dokumente in digitaler Form erstellt werden können, um die physische Papierversion zu ersetzen oder zu vernichten, während die digitale Version ihre rechtliche Gültigkeit behält und somit als Beweismittel verwendet werden kann. Sie ist ein Leitfaden für die sichere Durchführung von Schwachstellen- und Sicherheitsanalysen in IT-Systemen. Hierbei definiert sie die Anforderungen an den Scanprozess, die Qualifikation der Prüfer und den Umgang mit erkannten Schwachstellen. Dies umfasst die Auswahl geeigneter Prüfwerkzeuge, die Verwaltung von Schwachstelleninformationen, den Schutz sensibler Daten und die Erstellung von Berichten. Die Einhaltung der BSI TR 03138-RESISCAN trägt dazu bei, die IT-Sicherheit in Organisationen zu stärken und Risiken zu minimieren.

Die durch codecentric geschaffene TR-RESISCAN-Lösung erfüllt hierbei komplett die Anforderungen des Scanprozesses, der Nachverarbeitung und der Integritätssicherung. Dieser besteht aus verschiedenen Modulen, die nahtlos zusammenarbeiten, um den gesamten Prozess der Dokumentenverarbeitung je nach Anforderung zu optimieren. Folgendermaßen sieht der Modulablauf aus.

1. Vorbereitung zum Scannen

Der Prozess beginnt mit dem Scannen von physischen Dokumenten. Hier kommt das Standard-Kofax-Modul für das Scannen zum Einsatz. Dokumente werden mit einem Scanner erfasst, und die gescannten Bilder werden im KOFAX-Bild-Verzeichnis auf dem Kofax-Server für die weitere Verarbeitung abgelegt.

Die Bilder werden in sogenannte Stapel gescannt, wobei zwei Arten von Trennblättern zum Einsatz kommen, um im Stapel Vorgänge und dazu gehörende Dokumente zu markieren. Jeder Vorgang kann n Dokumente beinhalten. Das Einsortieren der Trennblätter in einen Stapel erfolgt manuell in der Dokumentenvorbereitung vorab. Um solche Trennblätter zu erstellen, bietet Kofax Capture hierzu das Trennblattdienst-Programm an. Ein auf dem jeweiligen Trennblatttyp angebrachter Barcode repräsentiert jeweils einen Formulartypen, der auf die Dokumentenklasse referenziert.

2. Stapelgenerator und Scannen

Dieses Modul läuft im Scan-Modul und bietet der scannenden Person die Möglichkeit, bestimmte Voreinstellungen für den Stapel festzulegen. Hierbei kann das Datum des Dokumenteneingangs, die Art zu scannen, die Form zu Scannen (ersetzend oder kopierend) sowie weitere Optionen eingestellt werden. Diese Voreinstellungen sorgen für eine konsistente und effiziente Verarbeitung.

3. cc.RESISCAN.Check

Dieses Modul ermöglicht die TR-RESISCAN-konforme Prüfung und Freigabe des Stapels. Die Einhaltung von Standards ist entscheidend, um Dokumente korrekt zu verarbeiten.

4. Erkennung

Ein weiteres Standard-Kofax-Modul, das zum Beispiel die Erkennung von QR-Codes oder anderen Barcodetypen ermöglicht, ist die Erkennung. Dies kann entscheidend sein, um wichtige Informationen schnell zu extrahieren. Die Erkennung als weiteres Modul in der Prozesskette ist ein selbständiges Modul. Nach der Verarbeitung in diesem Modul wird der Stapel automatisch an das nächste Modul weitergeleitet.

5. Volltextseitenerkennung

Dieses Modul bietet Texterkennung führt für ein ganzes Dokument eine optische Zeichenerkennung (OCR) durch und speichert die Ergebnisse. Die Ergebnisse werden später im Prozess herangezogen. Die Volltextseitenerkennung ist ein selbständiges Modul, für das keine weiteren Einstellungen erforderlich sind. 

6. PDF-Generierung

Dieses Standard-Kofax-Modul erzeugt eine PDF-Datei pro Dokument, zur Archivierung und für den Austausch von Dokumenten.

7. cc.RESISCAN.CreateTV

Dieses Modul läuft als Dienst im Hintergrund, generiert Transfervermerke gemäß TR-RESISCAN und speichert sie im KOFAX-Bild-Verzeichnis. Es handelt sich um ein Kofax Capture Custom Module, das ausschließlich als Dienst arbeitet. Es generiert den Transfervermerk nach TR-RESISCAN-Vorgabe und legt dessen Daten als XML-Datei ab. Es wird für alle Dokumente des Stapels der Inhalt der Transfervermerk-XML-Datei in das bereits existierende PDF des Dokumentes eingebettet. Eine Veränderung des gescannten Stapels erfolgt nicht. Es gibt die Möglichkeit, den Inhalt der Transfervermerk-XML Datei zu hashen, um ihn im Module cc.RESISCAN.AddTv auszulesen und mit der Transfervermerk-XML zu vergleichen.

8. cc.RESISCAN.AddTV

Die Komponente cc.RESISCAN.AddTV fügt die generierten Transfervermerke an die generierten PDF-Dokumente als Anhang an. Zuvor erfolgt eine Prüfung des erzeugten Transfervermerks mittels Prüfsumme, um Manipulation auszuschließen.

9. cc.Signatur Modul

Das cc.Signatur Modul dient der manuellen Bestätigung des Medienbruchs unmittelbar nach der PDF-Erzeugung und erstellt begleitende Signaturen für die jeweiligen PDF-Dateien. Die Signierer authentifizieren sich per PIN-Eingabe am Signaturkartenlesegerät am Signaturmodul. Das Modul erstellt dann eine begleitende oder eingebettete Signatur für das PDF Dokument.

10. cc.RESISCAN.Export

Schließlich erfolgt der Export der PDF-Dokumente und Transfervermerke ins Dateisystem oder Archiv. Der Stapel wird im KOFAX-System bei Erfolg gelöscht.

Die TR-RESISCAN-Lösung auf Basis von Kofax Capture bietet somit eine umfassende und effiziente Möglichkeit, Dokumente zu digitalisieren, zu prüfen und zu archivieren. Dieser integrative Ansatz stellt sicher, dass Unternehmen Dokumente gemäß den TR-RESISCAN-Standards verarbeiten und gleichzeitig von der Effizienz und Genauigkeit profitieren können, die moderne Technologien bieten. Die nahtlose Zusammenarbeit dieser Module macht die Lösung zu einem starken Werkzeug für die Dokumentenverarbeitung in einer digitalen Welt.

BSI-Zertifizierung

Zusätzlich zu den leistungsstarken Funktionen und Vorteilen der codecentric-TR-RESISCAN Lösung freut es uns besonders, dass einer unserer geschätzten Kunden für diese Lösung die Zertifizierung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erhalten hat.

Das BSI-Zertifikat zeigt, dass die TR-RESISCAN Lösung den strengen Anforderungen und Standards des BSI gerecht wird und ist ein Beleg für die Verlässlichkeit und Sicherheit dieser Lösung. Wir sind stolz, dass unsere Kunden nicht nur von einer effizienten Dokumentenverarbeitung profitieren, sondern auch auf höchste Sicherheitsstandards vertrauen können.