Weniger Aufwand, mehr Qualität: KI entlastet Posteingangsstelle

Täglich erreicht die TEAG eine Vielzahl von Dokumenten in unterschiedlichen Formaten wie E-Mail, Briefpost und Fax. Ein Großteil der Eingangspost besteht aus Kundenanliegen wie dem Lieferantenwechsel oder Vertragsänderungen. Bevor diese Anfragen allerdings durch die Fachbereiche bearbeitet werden, werden diese durch die Posteingangsstelle vorbereitet. Briefe werden hier zunächst geöffnet und eingescannt. Anschließend werden alle Dokumente durch das Input-Management-System automatisch verarbeitet und klassifiziert. Die Verarbeitung beinhaltet unter anderem die Extraktion aller Informationen aus einem Dokument. Anhand dieser findet die Klassifikation statt, die dem Dokument eine definierte Kategorie zuordnet.

Mit dem vorherigen Input-Management-System erfolgte die Klassifikation auf Basis eines betriebsinternen Katalogs, der diverse Regeln je Klasse enthielt. Der manuelle Korrekturaufwand für die richtige Klassifikation im Input-Management sollte weiter reduziert werden. Denn jede manuelle Korrektur verlängert die Wartezeit des Kunden und erfordert zusätzliches Personal. codecentric erhielt den Auftrag von TEAG, das Input-Management weiter zu optimieren.

Mit SHERLOQ hat TEAG es geschafft, die Posteingangsstelle deutlich zu entlasten. In den letzten zwölf Monaten wurden über 170.000 Dokumente mit SHERLOQ klassifiziert. Die KI unterscheidet zwischen elf verschiedenen Dokumentklassen.

Nahtlos integriert - Das codecentric Team konnte SHERLOQ mit lediglich geringfügigen Anpassungen am bestehenden Input Management von TEAG in den Workflow integrieren.  

Maximale Flexibilität bei Änderungen - TEAG ist in der Lage, die KI bei Bedarf durch einfache Regeln zu übersteuern, um schnell auf Änderungen zu reagieren. Dadurch können individuelle Kundenanliegen noch besser berücksichtigt und die Servicequalität weiter gesteigert werden. So konnte SHERLOQ über die letzten zwölf Monate um die Erkennung von 30 zusätzlichen Dokumentklassen erweitert werden.