Atlassian Jira im Projektmanagement effizient nutzen

Wie die IU Group mit smarter Automatisierung Projektprozesse merklich beschleunigen und Fehler reduzieren konnte

Die IU Group (IUG) ist Holding der IU Internationalen Hochschule (IU). Die IU ist mit über 140.000 Studierenden, 15.000 Praxispartner*innen, 1.000 Dozent*innen und etwa 550 Professor*innen die größte private Hochschule in Deutschland und eine der größten in Europa. Seit ihrer Gründung im Jahr 2000 in Erfurt hat sie sich auf mehr als 35 Städte ausgeweitet und zuletzt mit einem 70 %-igen Wachstum eine beachtliche Entwicklung vollzogen. Die staatlich anerkannte Hochschule bietet Studierenden aus über 190 Ländern flexible Studienmodelle an, darunter ein praxisintegriertes duales Studium, ein flexibles Fernstudium oder das individuelle myStudium, das Online-Selbststudium und Campusleben kombiniert.

Das Projekt auf einen Blick

Zeitersparnis von 70 % bei der Erstellung von Projektplänen durch Automatisierung von Jira-Prozessen
Reduzierung des manuellen Zeitaufwandes von 10 auf 3 Stunden für das Projekt-Setup

Deutliche Verringerung der Fehleranfälligkeit und Wegfall von administrativen Vorarbeiten
Flexible Anwendbarkeit für weitere Initiativen

Ausgangssituation

Die IUG nutzt verschiedene Jira-Funktionalitäten, unter anderem die Advanced Roadmap und Dashboards, um Implementierungsprojekte zu managen. Als Basis dient ein Projektplan, der als Vorlage erstellt und für jede weitere Initiative verwendet wird. Im April 2024 stand die Implementierung von „Jira Refinement & Automation“ an. Die Komplexität des Projekts war hoch und eine Vielzahl an Stakeholdern war beteiligt. Daher mussten Wege gefunden werden, um insbesondere:

das Management des Projekts in Jira mit über 500 Issues insgesamt zu vereinfachen und damit die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen,
einen Workflow aufzustellen, der IU das Kopieren der Vorlage mit möglichst geringem Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit ermöglicht und
einen Einblick in den Projektstatus in Echtzeit zu gewährleisten.

Atlassian Jira im Projektmanagement effizient nutzen - Linkwolke

Lösung

Die IUG arbeitete eng mit codecentric zusammen, um wesentliche Verbesserungen im Projektmanagement zu realisieren.

Zunächst führten die Atlassian-Experten von codecentric Anforderungsworkshops mit der IUG durch, um die spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen des Unternehmens genau zu verstehen.
Gemeinsam wurden dann die Umsetzungspläne abgestimmt, um sicherzustellen, dass die Lösungen optimal auf die Anforderungen der IUG zugeschnitten sind. So wurde die konsistente Verwendung von Labels und Teams in Jira eingeführt, um nicht nur die Nutzerfreundlichkeit zu erhöhen, sondern auch einen besseren Überblick über die Abhängigkeiten zwischen Themen und Teams zu erhalten.
Die Hierarchiestruktur der Issues wurde erweitert, um alle Bestandteile des Implementierungsprojekts detailliert abzubilden. Diese Maßnahmen ermöglichen es IU, eine Vielzahl von Projekten gleichzeitig über eine Advanced Roadmap zu managen und den Projektstatus in Echtzeit transparent zu kommunizieren.
Zusätzlich entwickelte codecentric eine maßgeschneiderte Automatisierungslösung, die den Prozess des Kopierens von Projektplänen erheblich beschleunigt und die Fehleranfälligkeit minimiert.

Während der Projektdauer von knapp drei Monaten fanden Abstimmungsmeetings im ein- bis zweiwöchentlichen Turnus statt, in denen der aktuelle Projektfortschritt und die nächsten Schritte besprochen wurden. Mögliche Umsetzungsoptionen wurden auf einem Miro-Board oder anhand eines POC in der Demo-Jira-Instanz von codecentric skizziert.

Ergebnis

Die IUG konnte durch die im Rahmen des Projekts eingeführten Maßnahmen die Effizienz und Transparenz in ihrem Projektmanagement signifikant steigern. Die Automatisierungslösung reduzierte den Zeitaufwand für das Kopieren von Projektplänen um 70 % von 10 auf 3 Stunden, und gewährleistet eine hohe Datenqualität bei geringerer Fehleranfälligkeit. Die erweiterte Hierarchiestruktur ermöglicht es, Projekte detailliert zu planen und zu steuern, während neue Filter und Dashboards Echtzeiteinblicke in den Projektstatus bieten. Durch die Verwendung von Labels und Teams konnten auch IUG-Kollegen, die wenige Berührungspunkte mit Jira hatten, besser in das Projekt eingebunden werden. Die Summe der Verbesserungen hat das Vertrauen und die Zufriedenheit der Stakeholder gefördert und die bestmögliche Transparenz im Projektverlauf sichergestellt.