Einführung von Atlassian Jira

Als stark wachsende Organisation stand FLS vor der Herausforderung, auch bei kontinuierlich steigenden Mitarbeiterzahlen und neu hinzukommenden Standorten weiter den effizienten Informationsfluss zwischen Entwicklungs-, Service- und Consulting-Teams sicherzustellen. Die hohe Transparenz über laufende Arbeiten erleichtert z.B. die optimale Planung von Entwicklungskapazitäten und erleichtert auch das Reporting und die Evaluation in allen Führungsebenen bis hin zum Management.

Um den Herausforderungen zu begegnen, wurde in einem ersten Schritt die CRM-Lösung eines großen Herstellers als internes Ticketsystem konfiguriert und genutzt. Allerdings entstanden zu hohe Lizenzkosten und dieser Ansatz erwies sich im Geschäftsalltag als zu unflexibel, um die komplexen unternehmensinternen Prozesse abzubilden.

Gemeinsam mit FLS haben wir das CRM-System durch Atlassian Jira als zentrale Prozessplattform abgelöst. Zum Einsatz kam Jira Software für die Entwicklungs-, Consulting- und Testing Teams, sowie Jira Service Desk für die Service Teams.

Um einen reibungslosen Projektablauf gewährleisten zu können, wurden zu Beginn alle Anforderungen der jeweils beteiligten Stakeholder in Workshops erhoben und analysiert.

In der anschließenden Projektphase wurde die individuelle Jira-Anpassung fokussiert: So wird mittels Insight Asset Management eine Verbindung zwischen Jira-Vorgängen und den betroffenen Kunden, Systeminstanzen und Produkten hergestellt. Wird beispielsweise durch die Consultants ein neues Feature angefragt, ist für den analysierenden Entwickler auf einen Blick ersichtlich, welches Kartenmaterial oder welche Produktversion der beauftragende Kunde verwendet.

Um die Ticketerstellung so einfach wie möglich zu gestalten, wurden Arbeitsschritte, wie etwa die Ticketzuweisung, das Erstellen von Unteraufgaben oder das Anpassen des Workflow-Status automatisiert.

Durch die Einführung von Jira Software und Jira Service Desk in Kombination mit verschiedenen Apps und einem intensiven Customizing an die unternehmensindividuellen Prozesse wurde die gewünschte abteilungsübergreifende Informationstransparenz realisiert. So kann nun etwa die Entwicklung neuer Funktionen vom Zeitpunkt der Kundenanfrage über das Testing bis zum fertig entwickelten und dokumentierten Feature lückenlos nachvollzogen werden. Durch das hohe Transparenzlevel können Synergieeffekte genutzt und Doppelarbeit vermieden werde.

Dank des durchgeführten Tool-Wechsels und der damit verbundenen Einführung von Atlassian Jira konnten Lizenzkostenvorteile von circa 58 % realisiert werden.

Ein weiteres wichtiges Erfolgskriterium für die Tool-Einführung waren interne Schulungen: Hier wurde Key-Usern die Jira-Grundlagen im Rahmen von interaktiven Fallbeispielen vermittelt und gleichzeitig wichtiges User-Feedback erfasst.

Dadurch und durch die kontinuierlich agile Vorgehensweise konnten auch noch Änderungen, die sich erst im Projektverlauf ergeben hatten, berücksichtigt werden.